Avis 20174655 Séance du 31/12/2017

Monsieur XX, pour le syndicat national des scientifiques hospitaliers, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 septembre 2017, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier universitaire (CHU) de Bordeaux à sa demande de communication par courriel, dans un format de type tableur et de préférence Excel, de la liste de l'intégralité du personnel non médical de l'établissement comportant leur nom, prénom, grade et affectation. En l'absence de réponse du directeur du CHU de Bordeaux, la commission souligne tout d'abord qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur le droit d'information que les représentants du personnel et les organisations syndicales tirent, en cette qualité, de textes particuliers. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que ces derniers puissent disposer par ailleurs du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions exercées ou des mandats détenus. La commission rappelle ensuite qu’une liste des agents d'un établissement public qui ne fait apparaître que les noms, prénoms, grade et affectation constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration dès lors qu’elle est susceptible d’être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant. En effet, si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de l’affectation et du grade des agents. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Dans sa réponse à Monsieur X en date du 13 juillet 2017, le directeur de la gestion des ressources humaines du CHU de Bordeaux avait justifié son refus en indiquant que la constitution de la liste du personnel sollicitée, dès lors qu'elle lui imposerait d'établir préalablement un traitement de données à caractère personnel exigeant de recueillir le consentement de chacun des agents de l'établissement, n'était pas susceptible d’être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant. La commission rappelle que l’accès des personnes aux données à caractère personnel qui les concernent dans des fichiers est exclusivement régi par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978, qu’elle n’a pas compétence pour interpréter. En revanche, les tiers, c’est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent se prévaloir du code des relations entre le public et l'administration pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers. Elle en déduit que l'autorité administrative qui détient des documents administratifs dont la communication constitue un droit en application de ce livre est tenue de satisfaire les demandes présentées en ce sens, dans le respect, lorsqu'elles s'imposent, des formalités prévues par la loi du 6 janvier 1978, dont la commission ne s'estime pas compétente pour apprécier le champ d'application et la portée. La commission estime donc que la liste nominative du personnel est communicable, sous les réserves susmentionnées, à toute personne qui en fait la demande alors même que cette personne n’appartiendrait pas aux tiers autorisés et aux destinataires désignés lors de la déclaration CNIL. La commission indique enfin qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission émet donc un avis favorable à la communication du document sollicité sous les réserves et selon les modalités qui viennent d'être mentionnées. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.