Avis 20174478 Séance du 31/12/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 octobre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Vendresse-Beaulne à sa demande de copie des délibérations du conseil municipal des années 2014 à 2017. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Vendresse-Beaulne a informé la commission qu'il ne s'opposait pas à la communication des documents sollicités mais que, eu égard à leur volume et à des problèmes informatiques auxquels ses services ont été confrontés, il ne serait en mesure de transmettre à Monsieur X les copies des délibérations demandées que dans le courant le mois de janvier 2018. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Ainsi, la commission, qui prend note de l'intention du maire de Vendresse-Beaulne de procéder à cette communication, émet un avis favorable. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.