Avis 20174474 Séance du 30/11/2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 septembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Versailles à sa demande de copie, par courrier électronique ou par envoi postal, et non consultation sur place, de la table décennale d'état civil lui permettant d'établir la liste des personnes nées le 15 juin 1964 dans la commune. La commission rappelle qu’en application du décret n° 51-284 du 3 mars 1951 relatif aux tables annuelles et décennales de l'état civil, il est établi, tous les ans, dans chaque commune, une table alphabétique des actes de l'état civil pour les naissances, pour les mariages et les divorces, ainsi que pour les décès. La table des naissances doit mentionner non seulement les actes dressés pour constater les naissances dans la commune, mais également les naissances, dans une autre commune, des enfants dont les parents ont leur domicile dans la commune. A l’aide de ces tables annuelles, l’officier de l’état civil dresse ensuite, dans les six premiers mois de la onzième année, des tables alphabétiques décennales qui recensent les mêmes actes par ordre alphabétique sur toute la période. Ces différentes tables comportent uniquement le nom des personnes concernées, c'est à dire, pour les naissances, celui de la personne née, et la date de l’acte. Ces documents constituent des archives publiques et sont librement et intégralement communicables à toute personne qui en fait la demande, conformément aux dispositions des articles L213-1 et L213-2 du code du patrimoine. La commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Après avoir pris connaissance des observations de l'administration, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, elle peut convenir avec lui d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable.