Avis 20174403 Séance du 16/11/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 septembre 2017, à la suite du refus opposé par le président de la Communauté de communes Andaine-Passais à sa demande de communication des documents suivants : 1) la convention passée avec le club de football concernant la mise à disposition de Monsieur X; 2) la lettre de cadrage précisant les conditions d'exercice des fonctions d'assistant de prévention de Monsieur X. En l’absence de réponse de l’administration à la date de sa séance, la commission rappelle, s’agissant du document sollicité au point 1), qu’il résulte de l’article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc un avis favorable à la communication du document sollicité, communicable à toute personne qui le demande sur le fondement de ces dispositions ou dans le cas où la convention de mise à disposition n'aurait pas été annexée à la délibération en cause, sur le fondement de l'article L311-1 du code de relations entre le public et l’administration, sous les réserves prévues par les articles L311-5 et L311-6. En application de ces dispositions doivent notamment être disjoints ou occultés les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître d'une personne physique ou morale un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, sauf à ce que ces disjonctions ou occultations privent d'intérêt la communication de ce document. S’agissant du document sollicité au point 2), la commission observe que conformément à l’article 4 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale : « Dans le champ de compétence du comité mentionné à l'article 37, des assistants de prévention et, le cas échéant, des conseillers de prévention sont désignés par l'autorité territoriale sous l'autorité de laquelle ils exercent leurs fonctions. Les assistants de prévention constituent le niveau de proximité du réseau des agents de prévention. (…)/L'autorité territoriale adresse aux agents mentionnés au premier alinéa une lettre de cadrage qui définit les moyens mis à leur disposition pour l'exercice de leurs missions. Une copie de cette lettre est communiquée au comité, mentionné à l'article 37, dans le champ duquel l'agent est placé. ». La commission comprend que la lettre de cadrage tend notamment à définir les missions confiées à l’assistant de prévention et ses conditions d’exercice ainsi que les moyens mis à sa disposition relatifs aux heures consacrées à ces fonctions ainsi qu’aux moyens matériels mis à sa disposition. La commission estime que ce document administratif est librement communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article L 311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet dès lors un avis favorable.