Avis 20174365 Séance du 14/12/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 octobre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Lyon à sa demande de copie par envoi à son domicile, et non consultation sur place comme proposé par la mairie, de l'acte de naissance intégral de plus de 75 ans de Madame X, née le 17 août 1932 à Lyon 6e, fille de X et de X. La commission constate, à titre liminaire, qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, de l’acte de naissance sollicité, qui, s’il ne revêt pas le caractère d’un document administratif, présente celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L211-1 de ce code. En l'espèce, la commission constate que l'acte d’état civil sollicité date de plus de 75 ans. Il est donc librement communicable à toute personne qui en fait la demande, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du même code. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. La commission estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation et qu'il faut ici recourir à une reproduction par photographie numérique, pouvant ensuite être transmise par courriel ou par voie postale au moyen d'un support amovible, ou encore le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte. La commission ajoute que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En l'espèce, la commission constate que la demande ne porte que sur un seul acte d'état civil, et estime par conséquent que l'administration n'est pas ici en droit de ne proposer que la consultation sur place, cet argument n'étant invoqué que si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles. La commission estime en outre improbable que l'administration ne dispose d'aucun moyen de reproduction par photographie numérique dans ses services compte tenu du caractère répandu de ce type d'appareil. La commission émet par conséquent un avis favorable à la demande et invite l'administration à fournir au demandeur une reproduction par photographie numérique, tout en rappelant qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur.