Conseil 20173432 Séance du 30/11/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 5 octobre 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable, au directeur général des services (DGS) d'une collectivité territoriale chargé sous l'autorité du maire de diriger l'ensemble des services de la commune et d'en coordonner l'organisation, des dossiers individuels des agents publics de ladite collectivité, alors qu'il n'est identifié ni par le code général des collectivités territoriale (CGCT) (article L2122-18) ni par la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires (article 26) comme un tiers pouvant avoir accès aux dossiers. La commission rappelle qu'aux termes de l'article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique : « I.-Sous réserve des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et sans préjudice de l'article L114-8 du même code, les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 dudit code sont tenues de communiquer, dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les documents administratifs qu'elles détiennent aux autres administrations mentionnées au même premier alinéa de l'article L300-2 qui en font la demande pour l'accomplissement de leurs missions de service public ». Aux termes de l'article L114-8 de ce code : « Les administrations échangent entre elles toutes les informations ou données strictement nécessaires pour traiter une demande présentée par le public ou une déclaration transmise par celui-ci en application d'un texte législatif ou réglementaire. Les administrations destinataires de ces informations ou données ne peuvent se voir opposer le secret professionnel dès lors qu'elles sont, dans le cadre de leurs missions légales, habilitées à connaître des informations ou des données ainsi échangées ». La commission estime que ces dispositions lui donnent compétence pour connaître des demandes de communication entre administrations mais non pour se prononcer, au sein d'une même administration, sur les autorités habilitées à consulter un document déterminé, tel que le dossier individuel des fonctionnaires. Elle ne peut, par suite, que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les droits de consultation des dossiers individuels des agents publics d'une collectivité par le directeur général des services de cette dernière. La commission précise également si le directeur général des services peut se prévaloir du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce, hors cas de procédure disciplinaire en cours, les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs communicables au seul intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle considère, partant, que le directeur général des services ne peut, sur le fondement du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration, se voir communiquer les dossiers individuels des agents de la collectivité autres que le sien propre.