Conseil 20173203 Séance du 21/09/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 21 septembre 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants concernant la séance du conseil communautaire du 6 juillet 2017 : 1) la note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération ; 2) les documents complémentaires et les annexes transmis aux conseillers communautaires. La commission rappelle qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Le Conseil d'Etat a toutefois jugé (CE 10 mars 2010 n° 303814), à propos de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales applicables aux communes, que ces dispositions ne permettent pas de divulguer des documents révélant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. En l'espèce, la commission considère qu'en application de ces dispositions, le compte rendu du conseil communautaire du 18 mai 2017, sur lequel vous l'avez notamment interrogé, est communicable, dès son approbation par le conseil communautaire, à toute personne qui en fait la demande. La commission rappelle en revanche que la communication des documents préalables aux délibérations de l'organe délibérant d'une collectivité territoriale n'est pas soumise au régime particulier instauré par le code général des collectivités territoriales (CE 27 mars 1935, Sté chemins de fer et tramways Var et Gard, Lebon 398), mais est régie par le titre I du libre III du code des relations entre le public et l'administration. Il résulte ainsi du deuxième alinéa de l'article L311-2 de ce code, aux termes duquel : "Le droit à communication ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration.", que les documents préparatoires à une décision administrative sont en principe exclus provisoirement du droit à la communication aussi longtemps que cette décision n’est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Toutefois lorsqu’un projet comporte des phases distinctes donnant lieu à l'édiction de plusieurs décisions successives, il importe d’identifier la nature des pièces dont le caractère préparatoire est levé par l’intervention de chacune de ces décisions. La commission rappelle également que les documents préalables aux délibérations de l'organe délibérant d'une collectivité territoriale ne peuvent être communiqués que dans le respect des dispositions des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration qui protègent, en particulier, le déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d'opérations préliminaires à de telles procédure, et qui font également obstacle à la communication des mentions relatives au secret industriel et commercial, à la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. En l'espèce et après avoir pris connaissance de l'ensemble des documents que vous lui avez transmis, la commission considère que dès lors que le conseil communautaire a adopté les délibérations que la note explicative de synthèse et les documents adressés aux conseillers communautaires avant la séance du conseil communautaire visaient à préparer, les passages de ces documents afférents aux délibérations adoptées doivent être regardés comme ayant perdu leur caractère préparatoire. Dans l'hypothèse où certaines délibérations n'auraient pas été adoptées lors du conseil communautaire du 6 juillet 2017, ce que la commission n'a pu vérifier faute de disposer du compte rendu de cette séance, les documents sollicités conserveraient un caractère préparatoire dans cette mesure et ne pourraient donc être communiqués que sous réserve de l'occultation préalable des mentions afférentes aux délibérations non adoptées. La commission attire par ailleurs votre attention sur le fait que dans le cas où la délibération du conseil communautaire constituerait elle-même un acte préparatoire à une autre décision qui n'aurait pas encore été prise, cette délibération pas plus que les documents qui l'ont préparée ne pourraient être communiqués tant que la décision ne sera pas intervenue. En l'espèce, la commission note que tel pourrait être le cas de la délibération adoptant l'avis du conseil communautaire dans le cadre de l'élaboration d'un futur schéma de cohérence territoriale. La commission n'a, par ailleurs, relevé aucune mention qui devrait faire l'objet d'une occultation en application de l'article L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle considère que ces documents sont donc communicables à toute personne qui en fait la demande, sous la réserve tenant au caractère préparatoire de certains de leurs passages.