Avis 20172995 Séance du 14/09/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juin 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Rochefort-Samson à sa demande de communication de documents relatifs au PLU, autres que ceux publiés sur le site internet de la commune : 1) la délibération du conseil municipal approuvant le PLU, ainsi que les convocations adressées aux membres du conseil municipal ; 2) la délibération relative au lancement de la procédure d'élaboration et les convocations adressées aux membres du conseil municipal ; 3) la délibération actant du débat sur les orientations du projet d'aménagement et de développement durable (PADD) et les convocations adressées aux membres du conseil municipal ; 4) la délibération dressant le bilan de la concertation et les convocations adressées aux membres du conseil municipal ; 5) la délibération portant arrêt du projet de PLU et les convocations adressées aux membres du conseil municipal ; 6) l'arrêté d'ouverture de l'enquête publique ; 7) les avis publiés dans les journaux d'annonces légales concernant le PLU ; 8) le porter à connaissance ; 9) les notifications faites aux différentes personnes publiques associées ; 10) l'avis de l'ensemble des personnes consultées ; 11) le registre d'enquête mis à la disposition des administrés ; 12) les lettres adressées aux particuliers en cours de procédure ; 13) les différentes études d'impact et géologiques réalisées ; 14) tout autre document en lien avec la procédure PLU. La commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission constate, en l'espèce, que la demande de communication portait sur des documents relatifs au plan local d’urbanisme dans sa version approuvée par délibération du conseil municipal en date du 31 mars 2017. La commission estime, par suite, que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire a indiqué à la commission ne pas être en mesure de répondre à la demande dans les délais légaux, compte tenu du l'ampleur de cette demande et d'un manque de personnel. La commission rappelle à cet égard que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Si le maire de Rochefort-Samson a également indiqué qu'un litige existait avec Monsieur X, la commission rappelle que que la seule circonstance qu’un contentieux soit susceptible d'être engagé ou soit en cours ne suffit pas à regarder la communication des documents sollicités comme étant de nature à porter atteinte au déroulement des procédures engagées devant les juridictions, au sens du f) du 2° de l'article L311-5 du code des relations entre le public et l'administration. Elle considère en particulier, qu'ainsi que l'a jugé le Conseil d’État (CE 16 avril 2012 Ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique n°320571), la seule circonstance que la communication de documents administratifs soit de nature à affecter les intérêts d'une partie à une procédure ne constitue pas une telle atteinte, eu égard aux principes régissant la transparence que la loi du 17 juillet 1978, aujourd'hui codifiée, a imposé aux personnes publiques comme aux personnes privées chargées d'une mission de service public. Cette restriction au droit d’accès ne trouve en effet à s’appliquer que lorsque la communication des documents serait de nature à porter atteinte au déroulement de l’instruction, à retarder le jugement de l’affaire, à compliquer l’office du juge, ou à empiéter sur ses compétences et prérogatives, ce qui ne paraît pas être le cas en l’espèce. La commission émet donc un avis favorable.