Avis 20172172 Séance du 21/07/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 juin 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Tourtoirac à sa demande de copie intégrale de l'acte de mariage de Monsieur X et de Madame X, le 12 décembre 1921. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Tourtoirac, rappelle, à titre liminaire, qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L.213-1 à L.213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, de l’acte de naissance sollicité, qui, s’il ne revêt pas le caractère d’un document administratif, présente celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L.211-1 de ce code. En l'espèce, la commission constate que l'acte de mariage sollicité date de plus de 75 ans. Il est donc librement communicable à toute personne qui en fait la demande, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du même code. La commission souligne en outre que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. La commission souligne toutefois que ce principe accepte plusieurs exceptions destinées à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée, la tarification devant alors être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. En l'espèce, la commission considère que la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile mais que la communication peut prendre une autre forme : la photographie (à condition que celle-ci ne soit pas, elle non plus, de nature à fragiliser le document original) ou la transcription manuelle intégrale de l'acte. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.