Avis 20172152 Séance du 06/07/2017

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 mai 2017, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier gériatrique du Mont d'Or à sa demande de communication : 1) de l'ensemble des pièces composant le dossier personnel de sa cliente. 2) du relevé de ses pointages sur la badgeuse, relatif au temps de présence dans le service. En l'absence de réponse du directeur du centre hospitalier gériatrique du Mont d'Or à la date de sa séance, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant le déroulement d'une procédure disciplinaire. Elle émet donc un avis favorable en l’état à la communication de son dossier au demandeur, sous réserve cependant qu'aucune procédure ne soit en cours. S'agissant du point 2), la commission souligne que le droit de communication prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, à condition toutefois que les éléments fournis par le demandeur permettent à l’administration, compte tenu des moyens dont elle dispose, d’identifier ces documents. La commission rappelle que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Elle estime que la demande de Maître X est trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents sollicités, notamment s'agissant de la période souhaitée. Elle ne peut donc que déclarer la demande irrecevable sur ce point et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents.