Avis 20172136 Séance du 21/07/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 avril 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Neuviller-lès-Badonviller à sa demande de communication des documents relatifs aux comptes de la commune pour l'année 2015, notamment : 1) les budgets de la commune et de l'assainissement ; 2) les comptes de gestion et leurs annexes ; 3) les comptes administratifs et leurs annexes ; 4) les décisions modificatives de dépenses ; 5) la fiche relative à la dotation de fonctionnement ; 6) les mandats, ainsi que les bordereaux de mandats et de recettes ; 7) les titres de recettes ou de dépenses ; 8) les pièces justificatives des dépenses, factures et mémoires. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Neuviller-lès-Badonviller a informé la commission que les documents visés au point 2 ont été transmis au demandeur par courrier du 12 mai 2017. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point. S'agissant des documents sollicités aux points 1), 3) et 4), le maire de Neuviller-lès-Badonviller a indiqué à la commission que ces derniers font l'objet d'une diffusion publique, sans autre précision. La commission rappelle qu'en application de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, le droit à communication des documents administratifs cesse de s'exercer à l'égard des documents qui font l'objet d'une diffusion publique, c'est à dire des documents qui restent aisément accessibles à un large public, que cet accès soit gratuit ou subordonné au paiement d'un tarif raisonnable. Elle précise également que l'affichage temporaire en mairie ne saurait être assimilé à une diffusion publique au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet donc un avis favorable aux points 1), 3) et 4) de la demande sous réserve que les documents administratifs sollicités ne soient plus accessibles dans les conditions précitées. S'agissant des documents demandés aux points 5) à 8), la commission rappelle qu’il résulte de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L'ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Le maire de Neuviller-lès-Badonviller a, sur ces points, indiqué à la commission qu’il considérait que la demande était abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique n'est pas nécessairement assimilable à une demande abusive. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d'un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l'administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission estime par conséquent que les documents demandés aux points 5) à 8) sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable sur ces points.