Conseil 20171823 Séance du 21/07/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 20 juillet 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable des courriers échangés avec le mandataire du groupement RELAIS-THALASSO dans le cadre de la mise au point du contrat relatif à l'appel à projets ayant pour objet la réalisation d'un centre de thalassothérapie, d'un hôtel et de parkings, pour lequel ce groupement a été déclaré lauréat par délibération du conseil municipal du 5 avril 2017. La commission rappelle à titre préliminaire que l’appel à projets n’est pas une procédure formalisée définie et encadrée par le législateur ou le pouvoir réglementaire à l’instar des contrats de la commande publique mais une procédure de consultation préparatoire définie par la collectivité publique dans le but de sélectionner différents projets avant de conclure une convention de subventionnement ou d’attribuer une aide publique. La commission rappelle également que les actes notariés de vente d’un bien immobilier, qui relèvent de l'autorité judiciaire, n'entrent pas dans le champ d'application des articles L300-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, et ne sont communicables en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que lorsqu’ils sont annexés à une délibération du conseil municipal de la commune ou à un arrêté du maire. Néanmoins, la procédure d’appel à projets que la commune peut décider d’organiser préalablement à la vente d’un bien de son domaine privé pour choisir un acquéreur déterminé, alors même qu’elle n’y serait pas légalement tenue, est détachable de l’opération de vente et de l’acte notarié dont celle-ci fait l’objet. La commission estime, ainsi, que les documents se rapportant à une telle procédure formalisée de publicité et de mise en concurrence constituent des documents administratifs soumis au droit d’accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration (conseil n°20165820 du 9 mars 2017). 1. La commission indique, en premier lieu, que les documents préparatoires à une décision administrative sont en principe exclus provisoirement du droit à la communication aussi longtemps que cette décision n’est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Toutefois, lorsqu’un projet comporte des phases distinctes donnant lieu à l'édiction de plusieurs décisions successives, il importe d’identifier la nature des pièces dont le caractère préparatoire est levé par l’intervention de chacune de ces décisions. En l’espèce, il ressort des indications que vous avez fournies à la commission que si le groupement RELAIS-THALASSO a été définitivement choisi par le conseil municipal lors de sa séance du 5 avril 2017, les contrats de vente des terrains n’ont pas encore été signés. La commission, qui a pris connaissance de cette délibération, relève que, par celle-ci, le conseil municipal, « désigne » ce groupement comme lauréat de l'appel à projets de réalisation d'un centre de thalassothérapie, d'un hôtel et de parkings, autorise le maire de la commune à signer tous les documents afférents à cette opération, y compris la promesse synallagmatique de vente du terrain communal et celle portant sur l'acquisition de parkings selon le procédé de la vente en l'état futur d'achèvement. La commission en conclut que l’attributaire ayant ainsi été définitivement choisi, les documents demandés ne présentent plus, à ce stade, un caractère préparatoire. 2. La commission rappelle, en second lieu, sa position constante selon laquelle (conseil n° 20120845 du 8 mars 2012, avis n° 20160147 du 3 mars 2016) le droit de communication, dont bénéficient tant les candidats non retenus que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s’exercer dans le respect du secret en matière commerciale et industrielle, protégé par les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, aux rapports d’évaluation, au chiffre d’affaires, aux bilans financiers et aux coordonnées bancaires du candidat. Lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents administratifs, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret en matière commerciale et industrielle et faire ainsi obstacle à cette communication. En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des spécificités propres à chaque appel à projets, l'offre détaillée de l'organisme retenu est communicable, alors que seules les orientations générales définies par les candidats non retenus pour répondre aux exigences du cahier des charges sont communicables (conseils n° 20120845 et 20120849 du 8 mars 2012). Après avoir pris connaissance des documents que vous lui avez transmis, la commission estime que les courriers échangés par la commune avec le mandataire du groupement RELAIS-THALASSO, qui portent sur ce projet et ne contiennent pas de mentions couvertes par le secret industriel et commercial, sont dorénavant intégralement communicables à toute personne qui en fait la demande.