Avis 20171812 Séance du 06/07/2017

Madame X, X, ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 avril 2017, à la suite du refus opposé par le Maire de Moussan à leur demande de communication, en leur qualité de conseillères municipales, des documents suivants relatif à l'activité de la commune, de préférence sur support informatique : 1) concernant les années 2014, 2015 et 2016 : a) les factures ; b) les devis ; c) les titres et bordereaux de recettes ; d) les mandats et bordereaux de dépenses ; e) la totalité des comptes recettes-dépenses ; 2) concernant les années 2014 et 2015 : a) les comptes de gestion ; b) les comptes administratifs sous Hélios ; 3) à partir de mars 2014 : a) les procurations des conseillers municipaux pour les conseils municipaux ; b) les arrêtés notifiant les délégations aux adjoints et conseillers municipaux ; c) les procès verbaux et comptes-rendus des conseils municipaux ; d) les arrêtés municipaux et décisions du maire ; e) le dossier complet du projet du plan local d'urbanisme (PLU) et ses annexes ; f) les documents relatifs à la préparation et conclusion de marchés publics. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Moussan a informé la commission de ce que : - l'ensemble de la comptabilité et des pièces justificatives afférentes pour l'année 2015 ont été communiquées aux demandeurs avant la saisine de la commission ; - le plan local d'urbanisme n'ayant pas encore été adopté, les documents sollicités au point 3) e) revêtent un caractère inachevé ; - il considérait la demande comme présentant un caractère abusif, compte tenu de la masse de documents sollicités, de la forme des demandes et des délais de communication initiaux sollicités. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune et des pièces justificatives annexées et des procurations que se donnent les conseillers municipaux en vue d'une séance du conseil municipal. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents visés aux points 1) a) à e), 2) a) et b) à l'exception des documents comptables de l'année 2015 déjà fournis aux demandeurs, à l'égard desquels la demande est irrecevable, le refus de communication allégué n'étant pas établi. Elle émet en outre un avis favorable s'agissant des points 3) a), b), c), et d). S'agissant des documents visés au point 3) e), il ressort des informations portées à la connaissance de la commission par le maire de Moussan que les documents sollicités revêtent à ce stade un caractère inachevé. La commission émet donc un avis défavorable à leur communication, en application du premier alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration. S'agissant des documents visés au point 3) f), la commission que la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. La commission déclare donc irrecevable la demande sur ce point et invite les demandeurs à formuler une nouvelle demande auprès du maire de en précisant quelles sont les pièces auxquelles elles souhaitent avoir accès pour les années considérées. La commission rappelle que, dans les cas où le volume des documents demandés est important, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Enfin, la commission considère que les dispositions de l'articleL311-9 du code des relations entre le public et l'administration ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Enfin, la commission précise qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, la commission considère que les sollicitations de Madame X, X, qui ne peuvent, en leur qualité de conseillères municipales, raisonnablement ignorer les contraintes qui pèsent sur les services de la commune, n'excèdent pas les sujétions que le législateur a entendu faire peser sur l'administration mais elle les invite, à l'avenir, à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'elles font du droit d'accès prévu par le titre III du code des relations entre le public et l'administration et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.