Conseil 20171718 Séance du 22/06/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 22 juin 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à une association, des pouvoirs délivrés par cinq conseillers municipaux à leurs collègues pour les représenter lors d'une réunion du conseil municipal. La commission vous rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. (...) ». Selon l'article L311-1 du même code : « Sous réserve des dispositions des articles L311-5 et L311-6, les administrations mentionnées à l'article L300-2 sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par le présent livre ». La commission observe en outre que selon l’article L2121-20 du code général des collectivités territoriales : « Un conseiller municipal empêché d'assister à une séance peut donner à un collègue de son choix pouvoir écrit de voter en son nom. » En l’espèce, la commission estime que les pouvoirs écrits, revêtus de leur signature, délivrés par cinq conseillers municipaux à leurs collègues ont le caractère de document administratif au sens de l'article L300-2 précité du code des relations entre le public et l'administration et en déduit par suite qu’ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 de ce code.