Conseil 20171682 Séance du 22/06/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 22 juin 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable à son titulaire de la copie du diplôme du service de sécurité incendie et assistance à personnes (SSIAP), sachant que le SDIS n'est pas tenu réglementairement à conserver et à archiver les copies des diplômes délivrés par les centres de formation agréés. Dans l'hypothèse où il doit fournir la copie, le SDIS s'interroge sur les possibilités de fraude relatives à l'identité du demandeur et aux moyens à mettre en œuvre pour l'éviter. La commission rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. (...) ». Il en résulte que les documents détenus par les autorités administratives dans l'exercice de leurs missions de service public constituent des documents administratifs, alors même qu'ils ont été élaborés par des tiers. En l'espèce, la commission constate que les diplômes en cause signés par le représentant du SDIS, sont détenus par les SDIS dans le cadre de leur mission de service public et revêtent donc un caractère administratif, ils sont dès lors communicables à leur titulaire s'ils en font la demande. La circonstance que les SDIS ne délivrent pas directement ces diplômes à leur titulaire et qu'aucune disposition réglementaire ne les obligerait à en conserver une copie est donc sans incidence sur le droit d’accès à ces documents administratifs qu’ils détiennent. La commission précise en outre que le caractère communicable de ces documents à leur titulaire en application de l'article L311-6 du même code ne fait pas obstacle à ce qu'il soit exigé des demandeurs qu'ils justifient à l'occasion de leur demande de leur qualité par la production d'une copie d'un document d'identité. Elle émet donc un avis favorable.