Avis 20171646 Séance du 08/06/2017

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 avril 2017, à la suite du refus opposé par le maire d'Hénin-Beaumont à sa demande de communication, par voie électronique de préférence, des documents suivants : 1) la liste complète des agents de la collectivité par grade, service et position statutaire ; 2) les procès-verbaux des comités d'hygiène et de sécurité et des conditions de travail depuis le 1er janvier 2012 à aujourd'hui ; 3) les trois derniers bilans sociaux. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission considère, s'agissant du document sollicité au point 1), qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les noms, prénoms, services et dates d'embauche de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En outre, la commission estime que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, du statut et du grade des agents. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la manière de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet par conséquent un avis favorable sur ce point, sous ces réserves et à la condition que la liste demandée puisse être établie au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. S'agissant des procès-verbaux mentionnés au point 2), la commission considère que ces documents administratifs, une fois établis par l'autorité territoriale, sont communicables à tout personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et administration, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation des mentions qui seraient relatives à la situation individuelle d'un agent. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. Enfin s'agissant du caractère communicable des bilans sociaux visés au point 3), la commission rappelle que l'article 33 de la loi du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale prévoit que l'autorité territoriale présente au moins tous les deux ans au comité technique un rapport sur l'état de la collectivité, de l'établissement ou du service auprès duquel il a été créé, généralement dit « bilan social », et que cette présentation donne lieu à un débat. Le décret n° 97-443 du 25 avril 1997 pris pour l'application de cet article impose à l'autorité territoriale de présenter à chaque comité technique, avant le 30 juin de chaque année paire, le bilan social arrêté au 31 décembre de l'année impaire qui précède. Le décret prévoit que le comité technique émet un avis sur ce rapport, rapport dont les membres du comité reçoivent communication un mois au moins avant la réunion au cours de laquelle l'avis doit être émis, et qui, ainsi que l'avis lui-même, est tenu à la disposition de tout agent des services concernés qui en fait la demande. La commission considère que ce document, une fois établi par l'autorité territoriale, est communicable à toute personne qui le demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès le moment où le comité technique a adopté son avis sur le bilan social ou, à défaut d'avis du comité technique, dès l'échéance limite fixée par le décret du 25 avril 1997 pour rendre cet avis. Ne doivent être occultés de ce document, le cas échéant, que les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée des agents concernés ou qui comporteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes nommément désignées ou facilement identifiables, conformément à l'article L311-6 du même code. La commission émet donc, dans cette mesure, un avis favorable sur ce point.