Avis 20171626 Séance du 31/12/2017

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 mars 2017, à la suite du refus opposé par le président de l'université de Toulon à sa demande de communication de l'intégralité du dossier administratif de son client, ingénieur à l'université. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant le déroulement d'une procédure disciplinaire. La commission a pris connaissance de la réponse du président de l'université de Toulon invitant le demandeur à consulter son dossier dans les locaux de l'université. Elle observe à cet égard que Maître X a sollicité la communication du dossier administratif de son client sans préciser selon laquelle des modalités prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration elle souhaitait que cette communication s'effectue. La commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration « L'accès aux documents administratifs s'exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : / 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; / 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; / 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; / 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6 ». La commission émet donc, un avis favorable, après que Maître X aura précisé la modalité de son choix et, acquitté le cas échéant les frais de reproduction du dossier administratif de son client. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.