Conseil 20171442 Séance du 08/06/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 8 juin 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un avocat d'une collectivité territoriale, du courrier de notification et de l'accusé de réception de la poste établissant la date de notification, concernant l'avis émis par le conseil de discipline de recours à l'encontre d'un agent de cette collectivité. La commission relève que votre demande de conseil porte sur le caractère communicable de la lettre de notification et de l'accusé de réception d'une décision du conseil de discipline de recours dont vous assurez le secrétariat. Vous avez indiqué à la commission que l'agent dont la situation a été examinée par ce conseil, et qui a donné lieu à la décision du 18 octobre 2016, a déféré cette dernière au juge de l'excès de pouvoir. La collectivité qui emploie cet agent souhaite obtenir communication de la lettre et de la preuve de notification de cette décision dans le but d'établir, selon vous, la tardiveté du recours ainsi formé. La commission rappelle d'abord que si l'article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique garantit désormais au profit des administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 un droit d'accès aux documents administratifs détenus par les autres administrations de ce même article, son exercice est limité aux documents nécessaires à l'accomplissement de leurs missions de service public. En l'espèce, la commission relève que la commune entend obtenir communication des documents demandés pour assurer sa défense devant le juge administratif. La demande est donc bien motivée par l'accomplissement des missions de service public confiées à la commune. La commission constate en outre que la communication de ces documents administratifs n'est pas de nature à compliquer la conduite des opérations préliminaires à la procédure juridictionnelle en cours, ni à retarder de manière excessive le jugement de l’affaire. Ainsi, l'existence d'un recours pendant devant le juge de l'excès de pouvoir ne saurait en principe faire obstacle, par elle-même, et eu égard notamment au caractère objectif de ce recours, à la communication dudit document au demandeur. La commission considère donc que les documents demandés, qui ne recèlent aucune information couverte par l'un des secrets relevant de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, outre l'adresse de l'agent concerné dont la collectivité qui l'emploie dispose déjà nécessairement, peuvent être communiqués à la commune sur le fondement des dispositions combinées des articles 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique et L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.