Avis 20171283 Séance du 22/06/2017

Maître X, conseil de Madame XXX X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 mars 2017, à la suite du refus opposé par le Maire de Saint-Just à sa demande de communication des documents suivants : 1) le rapport de présentation et le règlement du plan local d'urbanisme (PLU) et l’ensemble des annexes et des pièces graphiques ; 2) la délibération créant la place de stationnement à l’emplacement réservé pour un conteneur, évoqué à l'appui de la décision d'opposition à la déclaration préalable de sa cliente du 2 décembre 2016 ; 3) l’acte de transfert des voies privées du lotissement à la commune et le justificatif de sa publication. En ce qui concerne le document sollicité au point 2), la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Toutefois, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Just observe que « la place de stationnement à l'emplacement réservé pour un conteneur était indiqué dès l'origine sur les cartes graphiques du permis d'aménager le lotissement. ». La commission en déduit que cet emplacement n’a pas fait l’objet d’une délibération du conseil municipal et que le document ainsi sollicité n’existe pas. Elle ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet sur ce point. En ce qui concerne les documents sollicités au point 1), la commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission constate en l'espèce que la demande porte sur la copie du règlement du plan local d'urbanisme de la commune, de son rapport de présentation et de l’ensemble des annexes et pièces graphiques. En l'état des informations dont elle dispose, la commission émet donc un avis favorable sur ce point de la demande. En ce qui concerne le document sollicité au point 3), la commission estime que le document administratif sollicité est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable à sa communication. La commission rappelle enfin qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. L'article R311-11 du même code pris pour l'application de cet article prévoit que, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Ce n'est que dans l'hypothèse où l'administration sollicitée ne bénéficie pas des moyens techniques nécessaires à la reproduction, qu'elle peut solliciter un prestataire extérieur dont le devis devra alors être soumis pour accord au demandeur et dont l'administration peut ensuite exiger le paiement préalable. Dès lors, il lui appartient de faire établir, au préalable, un devis auprès d'une société équipée de ces moyens et de le soumettre au demandeur qui pourra être invité à acquitter, au préalable, les frais de reproduction correspondants. A cet égard, s'agissant des documents mentionnés au point 1), la commission prend acte de l'intention du maire, en raison de leur volume et de leur dimension, de demander à une entreprise spécialisée dans la reprographie d'établir un devis destiné à être soumis à Madame X, la prestation devant être effectuée après acceptation et paiement par celle-ci. La commission note également que le document mentionné au point 3) sera remis à Madame X après paiement des frais de copie.