Avis 20171182 Séance du 11/05/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er mars 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Kerbach à sa demande de communication de l'ensemble des arrêtés municipaux et actes administratifs signés par le maire depuis qu'il a pris ses fonctions en décembre 2013. En premier lieu, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des articles L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En deuxième lieu, la commission prend note de la réponse du maire de Kerbach l'informant que, dans un premier temps, il n'a pas refusé de communiquer les documents demandés mais que, compte tenu du nombre important de documents, supérieur à 70, Monsieur X a refusé d'acquitter les frais correspondant aux coûts de reproduction qui lui avaient été oralement indiqués par l'un de ses agents et que, dans un second temps, il a estimé que la demande de l'intéressé était abusive dès lors qu'elle n'identifiait aucun document précis. La commission souligne tout d'abord que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission rappelle ensuite qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4, et que l'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. En l'espèce, la commission considère que la demande de Monsieur X, qui porte sur des documents facilement identifiables, n'est pas abusive et que le volume des documents -environ 70 pages- ne justifie pas, en lui-même, une limitation du droit d'accès. Elle constate également que la tarification des frais de reproduction pratiquée par la commune de Kerbach semble excéder les montants maximums fixés par l'arrêté du 1er octobre 2001. Elle invite donc le maire de Kerbach à informer par écrit le demandeur du montant des frais de reproduction de l'ensemble des documents sollicités, lesquels frais doivent être calculés conformément à l'arrêté du 1er octobre 2001 et, éventuellement, informer l'intéressé qu'il devra payer ces frais préalablement à la reproduction des documents. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés selon les modalités qui viennent d'être indiquées.