Avis 20170954 Séance du 24/05/2017

Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 février 2017, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Ardennes à sa demande de copie des avis d'attributions des subventions allouées aux associations culturelles pour 2016. La commission rappelle que, de manière générale, la liste des bénéficiaires d’aides versées par une personne publique et comportant le montant de ces aides, dès lors qu’elle existe ou peut être établie par un traitement automatisé d’usage courant, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve que cette communication ne se heurte pas au secret de la vie privée ou au secret en matière industrielle et commerciale protégés par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission rappelle en outre qu’il résulte de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil général, des arrêtés du président, ainsi que des budgets et comptes du département. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission relève également qu’en application de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000, les autorités qui versent des subventions à des organismes de droit privé sont tenus de communiquer à toute personne qui en fait la demande les budgets et comptes de ces organismes, la convention accompagnant le versement de l’aide lorsqu’elle existe et le compte-rendu financier de la subvention. La commission estime que constituent des organismes de droit privé au sens de ces dispositions les associations et les groupements. Dans ces conditions, la liste des bénéficiaires entrant dans cette catégorie et du montant cumulé des aides qu’ils ont perçues sur une année est un document communicable. La commission précise, ensuite, que dans le cas d’aides versées pour l’exercice d’une activité économique ou culturelle, le nom des bénéficiaires de ces aides, qu'il s'agisse de personnes physiques ou de personnes morales, n’est pas couvert par le secret de la vie privée ni par le secret en matière industrielle et commerciale. Il en va de même du montant de l’aide perçue sous réserve que la révélation de ce montant ne permette pas d’en déduire une information couverte par le secret en matière industrielle et commerciale telle que le montant du chiffre d’affaires ou celui d’un investissement. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du président du conseil départemental des Ardennes, souligne, enfin, qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : / 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; / 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; / 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; / 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. » Elle en déduit que le courrier du 23 mars 2017 par lequel le président du conseil départemental des Ardennes a invité Monsieur X à venir consulter sur place les documents dont il sollicite la communication afin d'en prendre une copie ne répond pas à la demande qui ne portait pas sur une consultation. La commission rappelle enfin qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission émet donc, sous les réserves ci-dessus rappelées, un avis favorable.