Conseil 20170844 Séance du 06/04/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 6 avril 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable à un administré des preuves de transmission en préfecture de l’intégralité des permis de construire, permis d’aménager, certificats d’urbanisme, délivrés par la commune, de même que la preuve des transmissions en préfecture des arrêtés communaux. Vous vous interrogez également sur la possibilité de demander à cet administré de dresser la liste précise des documents sollicités, compte tenu des recherches que nécessiterait une telle communication et du volume des pièces concernées. La commission considère tout d'abord que les pièces attestant de la transmission en préfecture de documents administratifs constituent elles-mêmes des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. La commission vous indique ensuite que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ Bertin, recueil page 267). La demande de communication pour être satisfaite doit ainsi être suffisamment précise pour vous permettre d'identifier les documents souhaités et vous pouvez inviter le demandeur à préciser leur nature et leur objet à cette fin. La commission vous précise enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.