Avis 20170460 Séance du 23/03/2017

Maître X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 janvier 2017, à la suite du refus opposé par la directrice générale de l'Assistance publique-Hôpitaux de Marseille à sa demande tendant à la communication du dossier administratif de sa cliente adressée par envoi postal au domicile de cette dernière et non seulement consultation avec prise de copie. En premier lieu, la commission rappelle que les documents composant le dossier d'un agent public lui sont communicables en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, dans le cas où aucune procédure disciplinaire ni aucune procédure devant le comité médical compétent n'est en cours. En application de ce principe et en l'absence, à la date de sa séance, de réponse de l'administration, la commission, qui n'a connaissance ni d'une procédure disciplinaire, ni d'une procédure devant un comité médical en cours visant Madame X, émet donc un avis favorable à la communication de l’ensemble des documents sollicités. En second lieu, la commission souligne qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. En l'espèce, la commission relève que la directrice générale de l'Assistance publique-Hôpitaux de Marseille a informé Madame X que son dossier administratif pouvait être consulté dans ses locaux à la condition d'avoir préalablement demandé et obtenu un rendez-vous à cette fin. La commission en prend note mais constate que la demande ne porte pas sur une consultation sur place mais sur un envoi, par voir postale, d’une copie des documents sollicités. Elle invite donc l'administration à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à la connaissance de l'intéressée.