Conseil 20170164 Séance du 19/01/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 27 septembre 2012 votre demande de conseil relative au caractère communicable au père d’un enfant soumis à l’obligation scolaire et instruit au domicile de la famille, des documents suivants : 1) les déclarations d'instruction en famille pour les années scolaires 2012-2013 à 2015‐2016 et les accusés de réception correspondants pour ces mêmes périodes ; 2) les comptes rendus des enquêtes à caractère social effectuées lors des années scolaires 2012‐2013 et 2014‐2015 ; 3) toutes notes internes éventuelles liées à ce dossier et toutes informations, documents détenus par la commune concernant l’instruction en famille de son fils. La commission relève que, selon l’article L131-6 du code de l'éducation, afin de contrôler le respect de l'obligation scolaire, chaque année, « à la rentrée scolaire, le maire dresse la liste de tous les enfants résidant dans sa commune et qui sont soumis à l'obligation scolaire. Les personnes responsables doivent y faire inscrire les enfants dont elles ont la garde » . Parallèlement, en application de l'article L131-5 du même code, les personnes responsables d'un enfant soumis à l'obligation d'instruction, qui n'ont pas inscrit leur enfant dans un établissement scolaire public ou privé et qui désirent l'instruire à domicile, doivent chaque année déclarer au maire de la commune de résidence et à l'inspecteur d'académie, directeur des services départementaux de l'éducation nationale qu'elles feront donner l'instruction dans la famille. Il résulte de ces dispositions que les déclarations d’instruction en famille constituent des documents administratifs communicables aux représentants légaux de l'enfant recevant l'instruction dans sa famille, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Les déclarations effectuées pour les années scolaires 2012-2013 à 2015-2016 sont ainsi communicables aux représentants légaux de l’enfant. En ce qui concerne les accusés de réception de la déclaration annuelle faite par la famille au maire, la commission estime que ces documents doivent également être regardés comme des documents administratifs relevant du champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l'administration. A supposer que les accusés de réception sollicités n'existent pas faute d’avoir été conservés par l’administration, la demande de communication perdrait alors son objet. Il vous appartiendrait ainsi de communiquer aux représentants légaux de l’enfant les seuls accusés de réception en votre possession. La commission relève en outre qu'aux termes des dispositions de l'article L131-10 du code de l'éducation.: « Les enfants soumis à l'obligation scolaire qui reçoivent l'instruction dans leur famille, y compris dans le cadre d'une inscription dans un établissement d'enseignement à distance, sont dès la première année, et tous les deux ans, l'objet d'une enquête de la mairie compétente, uniquement aux fins d'établir quelles sont les raisons alléguées par les personnes responsables, et s'il leur est donné une instruction dans la mesure compatible avec leur état de santé et les conditions de vie de la famille. Le résultat de cette enquête est communiqué à l'autorité de l’État compétente en matière d'éducation. /(…) L'autorité de l’État compétente en matière d'éducation doit au moins une fois par an, à partir du troisième mois suivant la déclaration d'instruction par la famille, faire vérifier que l'enseignement assuré est conforme au droit de l'enfant à l'instruction tel que défini à l'article L131-1-1. » . Il résulte des dispositions de l’article L131-10 précité que le rapport d’enquête en cause, établi à destination de l’État en charge par la suite de vérifier que l'enseignement assuré est conforme au droit de l'enfant à l'instruction, constitue un document administratif communicable aux représentants légaux de l'enfant recevant l'instruction dans sa famille, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que ce rapport soit achevé en la forme. L’autorité en possession de ce document administratif que ce soit le maire de la commune ou l’autorité de l’État, est compétente pour le transmettre aux représentants légaux de l’enfant dès lors qu’il ne revêt plus le caractère préparatoire. La commission estime dès lors que les rapports élaborés au titre des années scolaires 2012‐2013 et 2014‐2015 sont communicables aux représentants légaux de l'enfant recevant l'instruction dans sa famille. Enfin, s’agissant des notes internes, correspondances ou tout autre document détenu par les services de la mairie concernant l’instruction en famille, la commission considère qu’ils revêtent un caractère administratif et sont communicables de la même manière aux représentants légaux de l'enfant recevant l'instruction dans sa famille sous réserve d’avoir perdu leur éventuel caractère préparatoire : la commission rappelle qu’un document préparatoire est exclu du droit d’accès, aussi longtemps que la décision administrative qu’il prépare n’est pas intervenue ou que l’administration n’y a pas manifestement renoncé, à l’expiration d’un délai raisonnable. Ainsi, lorsque les échanges d’informations ou tout autre document interviennent en vue de l’élaboration du rapport municipal prévu à l’article L311-6 précité, ces documents revêtent un caractère préparatoire jusqu’à ce que le rapport ait été élaboré dans sa version définitive à transmettre à l’autorité de l’État ; - enfin, la communication de ces documents doit être précédée de l’occultation d’éventuelles mentions couvertes par l’article L311-6 du même code, notamment le secret de la vie privée ou encore celles qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou qui font apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.