Avis 20170114 Séance du 23/02/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 décembre 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Pont-l'Abbé à sa demande de copie de l'acte de naissance de Monsieur X en date du 11 juin 1909. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L.213-1 à L.213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, de l’acte de naissance sollicité, qui, s’il ne revêt pas le caractère d’un document administratif, présente celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L.211-1 de ce code. En l'espèce, la commission constate que l'acte d’état civil sollicité date de plus de 75 ans. Il est donc librement communicable à toute personne qui en fait la demande, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du même code. La commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Ce principe accepte cependant plusieurs exceptions destinées à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée, la tarification devant alors être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la communication peut prendre une autre forme : photographie (à condition que celle-ci ne soit pas, elle non plus, de nature à fragiliser le document original) ou transcription manuelle complète de l'acte. La commission émet donc un avis favorable à la communication de l’intégralité de l’acte d’état civil sollicité, dans le respect des conditions qui viennent d’être rappelées. En l’espèce, et parce qu'elle estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation, elle recommande à l'administration de recourir, dans la limite de ses possibilités techniques, aux procédés alternatifs que sont la photographie ou la transcription.