Avis 20165622 Séance du 12/01/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juin 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Dammarie-sur-Loing à sa demande de copie intégrale de l'acte de décès de Monsieur X en date du 21 mars 1980, sans avoir à produire la photocopie de sa carte nationale d'identité comme l'exige la mairie. La commission rappelle, à titre liminaire, que si les articles 8, 9 et 11-1 du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l’état civil prévoient la délivrance, par les officiers de l’état civil, de copies intégrales des actes qu’ils détiennent, elle n’est pas compétente pour se prononcer sur l’application de ces dispositions. En revanche, la commission est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L.213-1 à L.213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, de l’acte de décès sollicité, qui, s’il ne revêt pas le caractère d’un document administratif, présente celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L.211-1 de ce même code, document d'archives publiques qui est, en l'espèce, immédiatement communicable. En l’absence de réponse de l’administration à la date de sa séance, la commission constate que le refus opposé au demandeur ne porte pas sur le principe mais sur les modalités d'accès à ce document. Elle rappelle qu'en vertu de l'article L.213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L.311-9 du code des relations entre le public et l'administration. La commission souligne qu'il en résulte que l'accès aux archives publiques s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé. La commission constate que certaines administrations détentrices encadrent les modalités de communication sur place des documents originaux d'archives publiques, en demandant par exemple aux personnes souhaitant les consulter de justifier de leur identité. La commission comprend que de telles dispositions visent à garantir la sécurité de documents originaux souvent uniques. Elle estime cependant que la mise en place de telles modalités pour la communication de copies par courrier électronique ou voie postale lorsque le demandeur n'a pas à justifier d'un intérêt particulier lié à son identité, ne se justifie pas et contrevient à aux dispositions de l'article L.213-1 du code du patrimoine et de l'article L.311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Monsieur X est par suite fondé à obtenir de la mairie de Dammarie-sur-Loing l’envoi d’une copie simple de cet acte, dans son intégralité, avec ses mentions marginales éventuelles, sous réserve que les procédés de reproduction dont dispose la mairie ne nuisent pas à la conservation du document et sans avoir à justifier de son identité. La commission émet donc un avis favorable.