Avis 20165572 Séance du 09/02/2017

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 décembre 2016 à la suite du refus opposé par le maire de Châtenay-Malabry à sa demande de communication, par courriel ou par voie postale, des documents suivants : 1) le dossier administratif individuel et le dossier de médecine de prévention de son client ; 2) le registre de santé et de sécurité au travail du service Voirie Nettoiement ; 3) la ou les lettres de mission des agents chargés d'assurer une fonction d'inspection dans le domaine de la santé et de la sécurité ou des agents mis à disposition par une convention de gestion pour assurer ces fonctions ; 4) le registre spécial et coté et ouvert au timbre du CHSCT ; 5) les fiches établies par le médecin du service de médecine préventive sur lesquelles sont consignés les risques professionnels propres au service Voirie-Nettoiement et les effectifs d'agents exposés à ces risques ; 6) le rapport annuel d'activité du service de médecine préventive transmis à l'autorité territoriale et à l'organisme compétent en matière d'hygiène et de sécurité, ou l'extrait concernant le service Voirie-Nettoiement ; 7) les rapports annuels prévus à l'article 49 du décret du 10 juin 1985 faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail du ou des services entrant dans le champ de compétence du comité et des actions menées au cours de l'année écoulée, ou l'extrait concernant le service Voirie-Nettoiement ; 8) le programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail, établi à partir de l'analyse prévue à l'article 39 du décret (analyse des risques professionnels dans les conditions définies par l'article L4612-2 du code du travail) et le rapport annuel, ou l'extrait concernant le service voirie-nettoiement ; 9) le document unique d'évaluation des risques et ses annexes (article R4121-1 du code du travail). En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Châtenay-Malabry a informé la commission que le dossier de médecine de prévention de Monsieur X les visé aux point 1) et les documents visés aux points 2) et 3) ont été transmis au demandeur par courrier du 21 novembre 2016. Le refus de communication allégué n'étant pas établi, la commission ne peut que déclarer irrecevable la demande d'avis sur ces points. La commission précise par ailleurs, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission prend note de l’invitation qui a été faite à Monsieur X de venir consulter son dossier administratif individuel dans les locaux de la direction des ressources humaines de la mairie et de la possibilité de prendre des copies des éléments sélectionnés. Au regard de l’importance du dossier individuel administratif d’un agent public et de sa taille en principe raisonnable, elle émet cependant un avis favorable à la communication de l’intégralité du dossier par voie postale ainsi que demandé. La commission relève ensuite que le maire de Châtenay-Malabry l’a informé que les documents mentionnés aux points 4), 5) et 8) n’existent pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ces points. Le maire de Châtenay-Malabry a également indiqué la commission qu’ont été transmis à Monsieur X les bilans 2015 et 2016 du service de médecine préventive ainsi que rapport annuel pour l’année 2014 faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail du ou des services entrant dans le champ de compétence du comité et des actions menées au cours de l'année écoulée mentionnés aux points 6) et 7). La commission prend note de ces transmissions pour lesquelles le refus de communication allégué n'étant pas établi, la commission ne peut que déclarer irrecevable la demande d'avis pour ces années. En l’espèce, la demande ne précisant pas les années demandées, la commission précise cependant que les documents demandés aux points 6) et 7) sont des documents communicables à toute personne qui les demande, en application de l'article L311-1 et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et émet un avis favorable à leur communication. La commission indique enfin avoir été informée par le maire de Châtenay-Malabry que le document unique d'évaluation des risques et ses annexes n’étaient pas encore achevés. La commission émet donc un avis défavorable à la communication du document mentionné au point 9), en application du premier alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration. Seul le document achevé produit sur la base de cette pièce sera communicable, le cas échéant, dans les conditions et sous les réserves prévues par l’article 311-6 de ce code.