Avis 20164666 Séance du 01/12/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 septembre 2016, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de la Drôme à sa demande de conformité au livre III du code des relations entre le public et l'administration du tarif de reproduction sous forme de prise de vue numérique de 450 euros pour 230 pages proposé par le service des Archives départementales, sachant qu'il s'agit de reproduction d'archives datant du XVIème au XVIIIème siècle qui, pour des raisons de conservation, documents anciens ou compris dans un volume relié, ne peuvent être photocopiés. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil départemental de la Drôme a informé la commission de ce que la grille tarifaire appliquée à la numérisation des documents d'archives anciens, en l'occurrence 5 € la vue pour un forfait de une à cinq images, puis au-delà 2 € la vue, se situait dans la gamme des prix pratiqués par la majorité des services d'archives départementales. La commission rappelle que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés par l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001. La commission précise qu'aux termes de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration : « À l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ». La commission en déduit que lorsqu'un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux non susceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue par photographie numérique, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. La commission constate en l'espèce que les documents sollicités sont des documents anciens à valeur patrimoniale et qu'ils ne sauraient pour cette raison faire l'objet d'une photocopie. En conséquence, elle estime que l'autorité administrative est à même de déterminer une tarification spécifique pour la numérisation des archives qui prenne en compte la préparation des documents en vue de leur reproduction, l'amortissement du matériel photographique utilisé et les frais de stockage des données. Elle relève que les tarifs du département de la Drôme se situent dans la fourchette des prix pratiqués des services publics d'archives, qui s'étendent dans la grande majorité des cas entre 2 et 6 euros la vue, indépendamment des forfaits ou tarifs dégressifs appliqués au nombre de vues. Elle relève en outre que les prix du département de la Drôme incluent les frais de gravure ou de stockage, qui n'apparaissent pas explicitement dans la facture. La commission considère en conséquence que ces modalités de tarification sont conformes aux dispositions de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration. Elle en déduit que la lettre du 26 septembre 2016 du directeur des archives départementales de la Drôme demandant à Monsieur X le règlement de la somme de 450 euros ne saurait s'analyser comme un refus de communication. La commission déclare, par suite, la demande d'avis irrecevable et invite le demandeur, s'il souhaite obtenir l'envoi des photographies dont la réalisation lui est proposée, à s'acquitter de ce paiement.