Avis 20164340 Séance du 17/11/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 septembre 2016, à la suite du refus opposé par la directrice générale du Centre national de gestion des praticiens hospitaliers et des personnels de direction de la fonction publique hospitalière à sa demande de consultation de son entier dossier administratif avec prise de copie intégrale ou partielle. Après avoir pris connaissance de la réponse de l'administration, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission rappelle par ailleurs que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En l'espèce, la commission estime que l'administration est fondée à inviter l'intéressée, dans son propre intérêt, à faire connaître de manière précise, au regard de la liste actualisée des pièces constituant son dossier, communiquée le 8 août 2016, et des documents qui lui ont déjà été transmis depuis le 8 décembre 2010, les éléments dont elle souhaite communication, afin que ceux-ci lui soient adressées par courrier. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet, par suite, un avis favorable pour les documents dont l'intéressée n'a pas déjà été destinataire, selon les modalités susmentionnées.