Avis 20164329 Séance du 03/11/2016

Maître X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 septembre 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Morhange à sa demande de communication des documents suivants, relatifs au projet d'hôtel-restaurant sur le site dit de « la Claire Forêt » : 1) les délibérations du conseil municipal fixant les modalités du projet et notamment s'agissant : a) du lancement du projet ; b) de la participation financière de la commune au projet ; c) des différents modes de gestion successifs de l'hôtel-restaurant ; 2) les plans de l'aménagement de l'hôtel-restaurant ; 3) le résultat des éventuelles études financières ; 4) les marchés et les contrats conclus avec les fournisseurs et les prestataires qui sont intervenus sur ce projet ; 5) les devis et les factures qui découlent de ces marchés et de ces contrats ; 6) les contrats signés avec les différents gérants de l'hôtel-restaurant. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Morhange a informé la commission qu'il n'entendait pas s'opposer à la communication des documents demandés mais qu'il souhaitait que l'identité des personnes représentées par Maître X lui soit communiquée « d'une manière préalable et sans délais ». La commission rappelle que, hors le cas où un texte prévoit expressément qu’un document n’est communicable qu’aux personnes justifiant d’une qualité ou d’un intérêt particulier, tel que l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, l’administration ne saurait légalement se fonder sur les motivations réelles ou supposées du demandeur, notamment quant à la réutilisation qu’il envisage d’en faire, sur l’absence d’indication de ses motifs dans la demande ou sur l’identité du demandeur, pour refuser de procéder à la communication de documents communicables. La commission estime ensuite que les documents demandés sont communicables sur le fondement des articles L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle rappelle toutefois, s'agissant des documents visés au point 4), que si une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret en matière commerciale et industrielle et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret commercial ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires. L'examen de l’offre d’une entreprise attributaire au regard du respect du secret en matière commerciale et industrielle conduit ainsi la commission à considérer que l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ne sont pas communicables aux tiers, sans qu’il soit besoin de s’interroger sur le mode de passation, notamment répétitif, du marché ou du contrat, sa nature, sa durée ou son mode d’exécution. En outre, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, des coordonnées bancaires et des références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. La commission émet, dès lors, sous ces réserves, un avis favorable. Le maire de Morhange a également signalé à la commission que compte tenu du volume des documents et de l'impossibilité de les numériser, il proposait « une consultation gratuite sur place à une date à convenir et la possibilité d'en faire copie ». La commission en prend note mais relève que la demande porte non pas sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Maître X. Elle invite donc le maire de Morhange à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. La commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.