Avis 20164027 Séance du 20/10/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 août 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Barbeville à sa demande de communication, de préférence par envoi dématérialisé des actes d’état civil suivants sachant que la mairie propose une consultation sur place : 1) les actes de décès suivants : a) Monsieur XX, décédé le 18 octobre 1898 ; b) Madame X X, décédée le 22 mai 1905 ; c) Madame X, décédée le 11 mai 1923 ; 2) les actes de naissance suivants : a) Monsieur X X, né le 28 mars 1896 ; b) Monsieur XX, né le 30 juillet 1898 ; 3) l’acte de mariage de Monsieur X et Madame X X, célébré le 21 décembre 1924. La commission souligne que, conformément à l'article L213-1 et au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, les actes d’état civil sollicités sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, sans condition de délai en ce qui concerne les documents visés au point 1), et dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans en ce qui concerne les documents visés aux points 2) et 3). En réponse à la demande qui lui a été adressée, la mairie de Barbeville a informé la commission que c'est pour lutter contre les risques de fraude qu'elle ne souhaitait pas envoyer copie des actes sollicités. La commission précise que si, aux termes du g du 2° de l'article L311-5 du code des relations entre le public et l'administration, dans sa rédaction issue de la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique, ne sont pas communicables les documents dont la communication porterait atteinte « à la recherche et à la prévention, par les services compétents, d'infractions de toute nature », ces dispositions ne sauraient s'opposer à la communication sollicitée en l'espèce. La commission rappelle par ailleurs que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. La commission émet donc un avis favorable à la communication des actes d’état civil sollicités, dans les conditions qui viennent d’être rappelées, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur et dont la tarification doit être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration.