Avis 20164009 Séance du 03/11/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 août 2016, à la suite du refus opposé par le maire de la commune de Roche-en-Régnier à sa demande de copie des factures d'achats de la commune pour les mois de juin à décembre 2014, suivant un échéancier préétabli. La commission considère que les documents demandés sont communicables en vertu des dispositions de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la commune de Roche-en-Régnier a informé la commission qu'il avait déjà communiqués au demandeur les documents sollicités pour la période portant de janvier à mars 2014, par courriers des 7 janvier et 4 février 2016 et que ses services ne disposaient pas de suffisamment de moyens pour répondre au reste de la demande. La commission rappelle toutefois que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Elle émet donc un avis favorable à la demande.