Avis 20163957 Séance du 03/11/2016

Madame et Monsieur X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er septembre 2016, à la suite du refus opposé par président du conseil départemental du Haut-Rhin à leur demande de communication du dossier établi par la protection maternelle et infantile de Masevaux, relatif à leurs enfants, comprenant notamment tous les courriers et fiches de suivi ainsi que tous les courriers et notes établis par d'autres organismes (CRIPS, crèches, médecins, hôpitaux, UME, école...). La commission rappelle, en premier lieu, que le caractère communicable des pièces qui composent un dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées : 1. L’ensemble des pièces qui composent ce dossier avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé, revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur. 2. Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé en application des articles L226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission n’est pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. 3. En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun. En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) dans le cadre du placement judiciaire du mineur revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. La commission rappelle, en deuxième lieu, qu'en matière de communication de documents médicaux les titulaires de l'autorité parentale, lorsque la personne intéressée est mineure, exercent le droit d'accès en son nom sans que son consentement soit requis, sauf exceptions prévues par les dispositions combinées des articles L1111-5 et L1111-7 du code de la santé publique. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil départemental du Haut-Rhin a informé la commission d'une part, de ce qu'une mesure d'assistance éducative en milieu ouvert avait été prononcée par l'autorité judiciaire le 7 septembre 2015 et que par une ordonnance du 9 septembre 2016, le juge des enfants du tribunal de grande instance de Mulhouse a pris une mesure judiciaire d'investigation, et, d'autre part, de ce que l'intégralité du dossier a été établi par le service de la protection médicale infantile dans le cadre du suivi de la famille. La commission estime toutefois, qu'en application des principes rappelés ci-dessus, il appartient au service concerné de faire le départ entre les documents élaborés à l'intention de l'autorité judiciaire, tels que le rapport qui lui a été transmis, qui constituent des documents judiciaires et les autres documents élaborés par les autorités administratives ou médicales qui revêtent un caractère administratif et sont communicables aux intéressés en application des articles précités du code de la santé publique et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve de l'occultation des mentions de nature à faire apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Aussi, la commission se déclare incompétente pour se prononcer sur la demande en tant qu'elle porte sur des documents de nature judiciaire, et émet un avis favorable pour le surplus sous les réserves ainsi rappelées.