Avis 20163886 Séance du 20/10/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 août 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Cadillon à sa demande de copie par envoi postal des documents suivants préalablement identifiés sans avoir à se rendre en mairie, ainsi que l'y invite le maire : 1) les feuilles 67 à 80 du registre des délibérations du conseil municipal pour la période du 9 juin 2009 au 11 juin 2014, soit 25 pages ; 2) le procès-verbal du conseil municipal qui s'est tenu le 31 juillet 2013, soit 2 pages. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Cadillon a informé la commission de ce que les documents pouvaient être consultés sur rendez-vous à la mairie. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X. La commission rappelle à cet égard, qu'hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En l'espèce, le volume des documents n'apparait pas tel que les services de la commune ne soient pas en mesure de les reproduire aisément. Elle invite donc le maire de Cadillon à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance Monsieur X. Enfin, la commission, qui prend note des nombreuses demandes que Monsieur X a adressées à l’administration, invite toutefois celui-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.