Avis 20163509 Séance du 15/09/2016

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 juillet 2016, à la suite du refus opposé par le président de la communauté urbaine de Dunkerque à sa demande de communication des états relatifs aux aides directes (subventions) et indirectes (locaux, matériel bureautique, personnel mis à disposition, congrès, salles, subventions exceptionnelles, etc.) allouées par la communauté urbaine aux organisations syndicales (unions locales et syndicats), par organisation et par année, depuis l'année 2000. La commission rappelle à titre liminaire qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Elle estime que l’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté urbaine de Dunkerque a informé la commission que le document sollicité n'existe pas en l'état et ne peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, le logiciel centralisant les données pour le versement des subventions ne permettant pas de retracer les données antérieures à 2014 ainsi que, postérieurement à cette date, des contributions volontaires en nature (mise à disposition de personnels, locaux, mobiliers). La commission rappelle à ce titre que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a effectivement ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle constate toutefois qu'en l'espèce, la demande tend également à la communication des données relatives aux aides directes qui sont disponibles dans le logiciel de la commune à compter de 2014. Elle estime donc, en l'état des informations dont elle dispose, que la demande tend à l’élaboration d’un nouveau document, qui peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant en ce qui concerne les aides directes versées à partir de 2014. Elle émet par conséquent un avis favorable sur ce point. Elle considère en revanche que le surplus de la demande, pour les données antérieures à 2014 et pour les données relatives aux aides indirectes postérieures à 2014, est irrecevable.