Avis 20163123 Séance du 15/09/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 juin 2016, à la suite du refus opposé par la directrice de la maison départementale des personnes handicapées de l'Aude à sa demande de communication d'une copie, de préférence au format numérique, de l'intégralité du dossier administratif et médical de son fils Gaël. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice de la maison départementale des personnes handicapées de l'Aude a informé la commission que le document sollicité a été transmis au demandeur par courrier en date du 28 juillet 2016. Toutefois, Monsieur X a indiqué à la commission que l'intégralité des pièces ne lui avait pas été communiquée et que l'envoi n'avait pas été réalisé sur support numérique. La commission rappelle qu'en matière de communication de documents médicaux les titulaires de l'autorité parentale, lorsque la personne intéressée est mineure, exercent le droit d'accès en son nom sans que son consentement soit requis, sauf exceptions prévues par les dispositions combinées des articles L1111-5 et L1111-7 du code de la santé publique. Au cas d'espèce, la commission estime que les documents sollicités sont communicables au demandeur, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'il soit effectivement titulaire de l'autorité parentale et que son fils soit lui-même mineur. Elle émet donc, sous cette double réserve, un avis favorable. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante.