Avis 20162823 Séance du 21/07/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 juin 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Florent-sur-Auzonnet à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal et de préférence au format pdf sur un support CD-ROM ou sur une clé USB formatée, des documents suivants, relatifs à la commune et pour l'année 2015 : 1) le compte administratif M14 ; 2) le compte de gestion M14 ; 3) le détail des écritures pour les comptes 421 et 425, lettrées et non lettrées ; 4) le détail des écritures 6411, 6413 et 64168 ; 5) le détail des écritures et des restes à réaliser ; 6) le compte administratif eau assainissement M49 ; 7) le compte de gestion eau assainissement M49. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du maire de Saint-Florent-sur-Auzonnet, la commission relève qu'il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable. Par ailleurs, elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Ces dispositions ne font en revanche pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…) même s'il lui est loisible d’y procéder, si elle le souhaite. Dans ce cas, les frais de reproduction ne sauraient inclure le coût du support prévu à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005.