Avis 20162231 Séance du 08/09/2016

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 09 juin 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Nazaire-d'Aude à sa demande de communication d'une copie des documents suivants relatifs à l'élaboration du plan local d'urbanisme (PLU) : 1) la délibération du 22 novembre 2002 prescrivant l'élaboration du PLU et fixant les modalités de concertation ; 2) la délibération du 13 novembre 2014 arrêtant le projet d'élaboration du PLU et tirant le bilan de la concertation ; 3) l'ensemble des avis des personnes publiques associées ; 4) la délibération du 13 avril 2015 par laquelle le conseil municipal a tiré le bilan des réunions publiques ; 5) l'arrêté municipal n°2015-27 du 29 avril 2015 mettant le projet de PLU à enquête publique ; 6) l'avis favorable du 11 décembre 2015 de la commission d'urbanisme communale sur les adaptations à apporter au PLU. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Nazaire-d'Aude a fait savoir à la commission que, par courrier du 16 juin 2016, il avait informé Maître X que les documents sollicités lui seraient remis après règlement des frais de reproduction et d’envoi. La commission constate que le caractère communicable des documents sollicités, qui sont communicables en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration en ce qui concerne les documents mentionnés aux points 3) et 6) et en application des dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales pour les documents mentionnés aux points 1), 2), 4) et 5), n'est pas contesté mais que le refus de communication réside dans les frais de reproduction et d'envoi réclamés par le maire de Saint-Nazaire-d'Aude qui n'apparaissent pas justifiés au demandeur. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place ou par remise ou envoi de copies sur « un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci », c'est-à-dire essentiellement sur papier ou cédérom. Le choix d’une copie se fait aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent en principe excéder le coût de la reproduction et le cas échéant de l’envoi, dans les conditions prévues par l'article R311-1 du même code. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter. La commission constate en l'espèce que la commune n'a, à aucun moment, justifié du tarif appliqué, qu'il ait été réalisé par les services municipaux ou par un prestataire extérieur en cas d'impossibilité technique de l'administration. Dans cette dernière hypothèse, l’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. La commission considère dans ces conditions qu'il appartient à la commune de Saint-Nazaire-d'Aude de justifier du montant réclamé pour l'exécution des travaux de reproduction à tout le moins, la nature et le nombre des documents devant être reproduits et le tarif pratiqué pour satisfaire à la demande de Maître X. Dans l'hypothèse où les reproductions auraient été externalisées, il appartient également à la commune de soumettre au préalable un devis au demandeur. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés dans les conditions précédemment définies.