Avis 20162218 Séance du 07/07/2016

Monsieur X, pour le syndicat X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 mai 2016, à la suite du refus opposé par maire de Saint-Lô à sa demande de communication des documents suivants : 1) les délibérations fixant le tableau des effectifs du personnel de la ville et du CCAS adoptant les différents régimes indemnitaires ; 2) les arrêtés nominatifs des agents du CCAS et de la ville concernant le régime indemnitaire ; 3) les contrats précisant la situation statutaire de Madame X et de Monsieur X, tous deux employés en qualité d'agents contractuels ; 4) la délibération concernant les critères d'entretien d'évaluation professionnelle ; 5) la délibération portant sur les primes d'insalubrité et travaux dangereux. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle estime, par conséquent, que les délibérations mentionnées aux points 1), 4) et 5) sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. La commission souligne également que le Conseil d'État a jugé, dans sa décision Commune de Sète du 10 mars 2010 (n° 303814), que les dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont la portée n'est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. Elle considère donc que les arrêtés portant attribution de primes ne sont communicables que dans la mesure où ces documents ne portent pas sur des éléments de rémunération liés à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause et à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir. En réponse au maire de Saint-Lô qui confirme et justifie son refus de communication par le nombre trop important de documents concernés par ce point de la demande, la commission précise que hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, ce qui ne semble pas être le cas en l'espèce, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Elle émet dès lors, sous cette réserve, et selon les modalités dont il sera convenu avec le demandeur, un avis favorable au point 2) de la demande. La commission rappelle, enfin, que le contrat de travail d'un agent public est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve que soient occultées les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur l'agent, conformément à l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, à savoir les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail) ainsi que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial) soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. La commission émet dès lors, sous ces réserves, un avis favorable sur le point 3) de la demande.