Avis 20162148 Séance du 07/07/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 mai 2016, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental du Pas-de-Calais à sa demande de communication, dans leur intégralité, des conclusions de l'évaluation d'information préoccupante relative à son fils X. La commission relève que la cellule de recueil, de traitement et d'évaluation des informations préoccupantes relatives aux mineurs en danger ou qui risquent de l'être, établie en application de l'article L226-3 du code de l'action sociale et des familles, a pour objet de recueillir, traiter et évaluer ces informations, à tout moment et quelle qu'en soit l'origine. Elle rappelle que revêtent un caractère administratif les documents détenus par l’administration et qui, par leur nature, leur objet ou leur utilisation, se rattachent à l’exécution d’une activité de service public. La commission rappelle par ailleurs que les documents élaborés par les services de l'aide sociale à l'enfance avant l'ouverture éventuelle d'une procédure judiciaire ou juridictionnelle, et sans être établis en vue de celle-ci, qu'ils aient ou non été ensuite transmis à l'autorité judiciaire, constituent des documents administratifs, communicables dans les conditions et sous les réserves prévues par le code des relations entre le public et l'administration. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. La commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle estime que l'évaluation de l'information préoccupante révèle nécessairement le comportement de son auteur dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. La commission en déduit que lorsque ce signalement est le fait d'une personne physique, et non pas celui d’une autorité administrative agissant dans l’exercice de sa compétence pour diriger et organiser le service en édictant des actes en son nom, le document est communicable à elle seule, à l'exclusion des personnes visées par l'information préoccupante, à moins que des occultations ne permettent d'interdire l'identification de son auteur. En outre, doivent également être occultées les informations qui porteraient un jugement de valeur sur un tiers, personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou sur la vie privée d'un tiers ainsi que les mentions qui seraient couvertes par le secret professionnel des personnes participant aux missions de l'aide sociale à l'enfance. En l'espèce, la commission constate qu'en réalité le refus de communication ne porte pas tant sur le fond que sur les modalités de communication, le président du conseil départemental du Pas-de-Calais ayant proposé à Madame X une consultation sur place de l'évaluation sollicitée alors qu'elle avait demandé la transmission d'une copie. La commission rappelle sur ce point qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration que l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ou par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. La commission considère dès lors qu'il appartient du conseil départemental du Pas-de-Calais d'adresser à Madame X la copie de l'évaluation sollicitée, après occultation des mentions protégées par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et moyennant, le cas échéant, l'acquittement préalable du coût de sa reproduction et des frais d'envoi.