Avis 20162021 Séance du 09/06/2016

Maître X, conseil de l'association X, la X, la société X et la société X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Pézenas à sa demande de communication d'une copie, de préférence au format numérique, de documents relatifs au plan local d'urbanisme approuvé par délibération du 10 décembre 2015 : 1) les convocations adressées aux élus pour la séance du conseil municipal du 10 décembre 2015 ; 2) les justificatifs permettant de vérifier pour chacun des élus, comment leur ont été adressées les convocations pour cette séance, soit à leur domicile, soit ils en ont fait la demande, soit à une autre adresse ou de manière dématérialisée ; 3) le règlement intérieur du conseil municipal ; 4 la note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération jointe à la convocation adressée aux élus pour cette séance du conseil municipal ; 5) les justificatifs permettant de vérifier la date à laquelle chacun des élus à réceptionné la convocation qui lui a été adressée ; 6) les justificatifs permettant de vérifier que la commune a régulièrement mis à la disposition de ses élus avant la séance d’approbation le rapport de présentation, le projet d’aménagement et de développement durable, les orientations d’aménagement et de programmation, le règlement et les annexes, accompagnés le cas échéant de documents graphiques, qui constituent l’ensemble du projet de plan local d’urbanisme ; 7) les convocations adressées à chacun des élus pour la séance du 4 juillet 2013 ; 8) les justificatifs permettant de vérifier pour chacun des élus, comment leur ont été adressées les convocations pour cette séance, soit à leur domicile, soit ils en ont fait la demande, soit à une autre adresse ou de manière dématérialisée ; 9) la note explicative de synthèse pour les affaires soumises à délibération jointe à la convocation adressée aux élus pour la séance du 4 juillet 2013 ; 10) les justificatifs permettant de vérifier la date à laquelle chacun des élus à réceptionné la convocation qui lui a été adressée, soit à son domicile, soit à une autre adresse, ou s'ils en ont fait la demande ; 11) la notification de la délibération du 4 juillet 2013 prescrivant la procédure de révision du POS pour le transformer en PLU et ouvrant la concertation : - a) au préfet ; - b) au président du conseil régional ; - c) au président du conseil général ; - d) au président de l'établissement public en charge du schéma de cohérence territoriale (SCOT) soit le Syndicat mixte en charge du SCOT du Biterrois ; - e) au président du département de l’Hérault ; - f) au président de la Communauté d’agglomération Hérault Méditerranée ; - g) au représentant de la chambre de commerce et d'industrie ; - h) au représentant de la chambre de métiers ; - i) au représentant de la chambre d'agriculture ; - j) au président de la section Régionale de la conchyliculture ; - k) à l’Institut National des Appellations d’Origine ; 12) les justificatifs de réception par chacune des personnes listées ci-avant de la délibération du 4 juillet 2013 ; 13) les justificatifs d’affichage en mairie de la délibération du 4 juillet 2013 ; 14) l’extrait du journal diffusé dans le département de l'Hérault portant la mention de cet affichage ; 15) la publication de cette délibération au recueil des actes administratifs ; 16) les justificatifs de mise à disposition du public à la mairie ou dans un local spécifique situé dans le cœur de ville des informations concernant : - a) les objectifs initiaux de la commune ; - b) le diagnostic du SCOT et les enjeux de l’Etat sur la commune ; - c) les orientations du PADD ; - d) les plans et tout document utile ; 17) le registre consignant les remarques du public ; 18) les journaux municipaux mentionnant l’information régulière sur l’avancée du PLU ; 19) les justificatifs de ce que l’information régulière sur l’avancée du PLU a été faite sur le site internet de la commune ; 20) les justificatifs permettant de vérifier la tenue effective de plusieurs réunions publiques ; 21) les justificatifs permettant de vérifier la publicité qui a été faite de ces réunions publiques ; 22) les justificatifs de la tenue d’un débat au sein du conseil municipal sur le PADD au plus tard le 25 décembre 2014 ; 23) les convocations adressées à chacun des élus pour la séance du 25 février 2015 ; 24) les justificatifs permettant de vérifier pour chacun des élus, comment leur ont été adressées les convocations pour cette séance, soit à leur domicile, soit ils en ont fait la demande, soit à une autre adresse ; 25) la note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération jointe à la convocation adressée aux élus pour la séance du 25 février 2015 ; 26) les justificatifs permettant de vérifier la date à laquelle chacun des élus à réceptionné la convocation qui lui a été adressée, soit à son domicile, soit à une autre adresse, ou s'ils en ont fait la demande ; 27) le bilan de la concertation présenté par le maire ; 28) l’arrêt du bilan de la concertation ; 29) la notification de la délibération du 25 février 2015 arrêtant le projet de PLU : - a) au préfet ; - b) au président du conseil régional ; - c) au président du conseil général ; - d) au président de l'établissement public en charge du SCOT soit le Syndicat mixte en charge du SCOT du Biterrois ; - e) au président du département de l’Hérault ; - f) au président de la Communauté d’agglomération Hérault Méditerranée ; - g) au représentant de la chambre de commerce et d'industrie ; - h) au représentant de la chambre de métiers ; - i) au représentant de la chambre d'agriculture ; - j) au président de la section Régionale de la conchyliculture ; - k) à l’Institut National des Appellations d’Origine ; 30) les justificatifs de réception par chacune des personnes listées ci-avant de la délibération du 25 février 2015 ; 31) l’intégralité du PLU dans sa version arrêtée le 25 février 2015 ; 32) l’intégralité du PLU dans sa version soumise à l’enquête publique ; 33) les justificatifs de publication de l’avis d’ouverture d’enquête publique en caractères apparents quinze jours au moins avant le début de l'enquête dans deux journaux régionaux ou locaux diffusés dans le ou les départements concernés ; 34) les justificatifs de publication de l’avis d’ouverture d’enquête publique en caractères apparents dans les huit premiers jours du début de l’enquête dans deux journaux régionaux ou locaux diffusés dans le ou les départements concernés ; 35) les justificatifs d’affichage pendant toute la durée de l’enquête de l’avis d’ouverture d’enquête publique ; 36) l’entier dossier soumis à l’enquête publique aux fins de transformer le POS en PLU. La commission rappelle qu’en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme (PLU), soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du code des relations entre le public et l'administration. Mais les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, en fonction de l’état d’avancement de la procédure en cause et de la date de publication de l’arrêté d’ouverture et d’organisation de l’enquête publique, selon le calendrier suivant. 1) Pendant la préparation du PLU par un groupe de travail La communication des documents directement liés à la préparation du projet relève du code des relations entre le public et l'administration, sur le fondement duquel ils revêtent un caractère préparatoire et ne sont donc pas, temporairement, communicables. Ainsi, les documents du groupe de travail chargé de préparer le PLU, et notamment ses procès-verbaux, ne sont pas communicables jusqu'à l'achèvement de sa mission. Il en va de même, au cours de cette période, pour la plupart des documents détenus par l'administration locale, comme l'avant-projet de PLU dans ses différentes composantes (rapport de présentation, projet d'aménagement et de développement durable, orientations d'aménagement relatives à des quartiers ou à des secteurs, règlement, documents graphiques et annexes) et versions successives, mais également du « porter à connaissance » adressé par les services de l’État. En revanche, durant la même période, tous les autres documents restent communicables, qu’il s’agisse du dossier relatif à l'ancien plan d’occupation des sols (POS) ou PLU toujours en vigueur, de la délibération du conseil municipal décidant de l'adoption ou de la révision du PLU (ainsi que la mention éventuelle de cette délibération dans les journaux régionaux), de la convention éventuellement passée par la commune avec l'Etat afin de mettre à sa disposition les services de l’Etat pour l'élaboration du PLU, des échanges de courriers que le projet a pu susciter entre la municipalité et les services de l'État. De même, les informations relatives à l’environnement, au sens de l’article L124-2 du code de l’environnement, sont communicables selon les modalités particulières prévues par les articles L124-1 et suivants du même code. 2) Entre l’adoption du projet par le groupe de travail et la délibération du conseil municipal « arrêtant » ce projet Les procès-verbaux du groupe de travail deviennent alors communicables. En revanche, les documents contenus dans le dossier d'élaboration ou de révision du PLU présenté au conseil municipal, à l’exclusion des informations relatives à l’environnement – qui sont immédiatement communicables –, demeurent préparatoires et ne sont pas communicables tant que le conseil municipal ne s'est pas prononcé. Une fois la décision « arrêtant » le projet de PLU, communicable sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, adoptée, le projet de PLU adopté par le groupe de travail et les prescriptions préfectorales, en particulier le «porter à connaissance», deviennent communicables. 3) Jusqu’à l’issue de l’enquête publique L’article L123-10 du code de l’urbanisme prévoit que le projet de plan local d'urbanisme est soumis à enquête publique réalisée conformément au chapitre III du titre II du livre Ier du code de l'environnement, auquel l’article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration a étendu la compétence de la commission. a) Pour les projets dont l’arrêté d’ouverture et d’organisation de l’enquête publique a été publié avant le 1er juin 2012. Pendant le déroulement de l’enquête publique, les documents du dossier soumis à l'enquête publique (rapport de présentation, documents graphiques, registres mis à la disposition du public) ne sont communicables que suivant les règles spéciales définies aux articles L123-1 à L123-12 du code de l'urbanisme. Le dossier soumis à enquête publique n’est ainsi, en principe, que consultable par le public aux jours et heures définis conformément à l’article R123-16 du code de l’environnement. Pendant cette phase, l’autorité administrative n’est donc pas tenue de délivrer une copie des documents composant le dossier d’enquête, ni de faire droit aux demandes de communication sur un autre support. Les documents soumis à l’enquête publique ainsi que ceux qui résultent de cette enquête, notamment le rapport et ses annexes, les conclusions du commissaire enquêteur (dès leur remise à l'autorité compétente) et les registres mis à la disposition du public deviennent communicables dès la clôture de l’enquête publique, sans qu’il soit besoin d’attendre l’approbation par le conseil municipal. La commission rappelle néanmoins qu’aucune des règles spéciales du code de l’environnement ne fait obstacle, par principe, à ce que le commissaire enquêteur ou le président de la commission d’enquête, sous la conduite duquel se déroule l’enquête publique « de manière à permettre au public de prendre une connaissance complète du projet », conformément à l’article L123-9 du code de l’environnement, autorise la communication des documents composant le dossier d’enquête selon d’autres modalités que celles prévues par les dispositions propres aux enquêtes publiques (CADA, avis n° 20092423). Pendant la phase d’enquête, certaines pièces détachables du dossier d'enquête publique demeurent néanmoins communicables au titre du code des relations entre le public et l'administration. Il en est notamment ainsi de l'ancien POS ou PLU toujours en vigueur (annexes comprises), de la délibération du conseil municipal décidant de l'adoption ou de la révision du PLU, ou de l'arrêté du maire ouvrant l'enquête publique. De même, les informations relatives à l’environnement, au sens de l’article L124-2 du code de l’environnement, restent communicables selon les modalités particulières prévues par les articles L124-1 et suivants du même code. b) Pour les projets dont l’arrêté d’ouverture et d’organisation de l’enquête publique a été publié après le 1er juin 2012. La commission constate que le décret en Conseil d’Etat n° 2011-2018 du 29 décembre 2011 à l’intervention duquel l’article 236 de la loi n° 2010-788 portant engagement national pour l’environnement subordonnait l’entrée en vigueur de l’article L123-11 du code de l’environnement, a été publié au Journal Officiel du 30 décembre 2011. Elle note que ce décret est applicable aux enquêtes publiques dont l'arrêté d'ouverture et d'organisation est publié à compter du premier jour du sixième mois après la publication du décret. Elle en déduit que les éléments des dossiers d’enquête publique, dont l’arrêté d’ouverture et d’organisation a été publié après le 1er juin 2012, sont communicables à toute personne sur sa demande, avant l’ouverture de l’enquête publique dès lors qu’ils peuvent être regardés comme achevés en la forme, ou pendant celle-ci. Les documents qui résultent de cette enquête, notamment le rapport et ses annexes, les conclusions du commissaire enquêteur et les registres mis à la disposition du public ne sont, en principe, communicables qu’à la clôture de l’enquête publique. Les informations relatives à l’environnement, au sens de l’article L124-2 du code de l’environnement, sont toutefois communicables selon les modalités particulières prévues par les articles L124-1 et suivants du même code. 4) Après approbation du PLU (ou de sa révision) par le conseil municipal L'approbation du PLU lève tout secret sur les pièces du dossier qui n'auraient pas été révélées au public lors des précédentes phases de la procédure. En l'espèce, la commission constate que plan local d'urbanisme a été approuvé par délibération du 10 décembre 2015. Elle émet donc un avis favorable à la demande et prend note que le maire de Pézenas a informé le demandeur que les documents étaient à sa disposition en mairie. La commission relève cependant que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Maître X. Elle invite donc le maire de Pézenas à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, après que Maître X se sera acquitté du paiement de la facture correspondant aux frais de reproduction qui lui a été adressée par courrier du 8 juin 2016. Elle précise que lorsque, comme en l'espèce, une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. En outre, lorsque les documents ne sont pas disponibles au format numérique, les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (articles L311-9 à R311-11 du code des relations entre le public et l'administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.