Avis 20161993 Séance du 09/06/2016

Monsieur X, Monsieur X, Monsieur X et Madame X, membres titulaires du comité technique de la mairie du Port, ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire du Port à leur demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) la liste des agents non titulaires, avec la date d'embauche et le grade de chacun d'eux ; 2) le dernier bilan social de la collectivité ; 3) le dernier rapport d'audit sur le fonctionnement de la collectivité. La commission rappelle à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du titre III du code des relations entre le public et l'administration pour obtenir la communication de documents. Concernant le point 1) de la demande : La commission rappelle qu’une liste des agents d'une administration qui fait apparaître les noms, prénoms, services, dates d'embauche ainsi que les statuts, grades et échelons de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'une telle liste existe ou puisse être établie au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. Si la commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et les statuts de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en va ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux ne sont pas communicables à des tiers, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Sous ces réserves, la commission émet dès lors un avis favorable sur ce point. Elle prend note de l’intention du maire du Port de procéder à la communication ainsi sollicitée. Concernant le document visé au point 2) : La commission précise que le bilan social, qui doit être établi chaque année par l'autorité territoriale en application de l'article 33 de la loi du 26 janvier 1984, est communicable à toute personne qui le demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès le moment où le comité technique a adopté son avis sur ce bilan ou, à défaut d'avis du comité technique, dès l'échéance limite fixée par le décret du 25 avril 1997 relatif au rapport pris en application de l'avant-dernier alinéa de l'article 33 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale pour rendre cet avis. Ne doivent être occultées de ce document, le cas échéant, que les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée des agents concernés ou qui comporteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes nommément désignées ou facilement identifiables, conformément aux dispositions des article L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire du Port a indiqué à la commission que le bilan social de la commune sera présenté le 28 juin 2016 au comité technique paritaire. La commission considère donc que ce document, qui conserve avant cette date un caractère inachevé, n’est pas communicable à ce stade. Elle émet donc un avis défavorable sur ce point. Concernant le point 3) de la demande : La commission estime que le rapport d’audit de la commune est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu’il ne conserve pas un caractère préparatoire à la prise de décisions non encore intervenues et après occultation, le cas échéant, de toute mention qui porterait une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes nommément désignées ou facilement identifiables, ainsi que des mentions faisant apparaître le comportement de tiers dont la divulgation leur porterait préjudice, conformément aux dispositions des article L311-6 du même code. Elle émet donc un avis favorable, sous ces réserves, sur ce point.