Avis 20161860 Séance du 09/06/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Préseau à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants relatifs au budget principal et au budget annexe de la commune : 1) s'agissant du budget principal : a) le résultat 2015 du budget principal ; b) la capacité d’autofinancement pour l’année 2016 ; c) la situation de la ligne de trésorerie souscrite au 1er mai 2015 pour un montant de 130 000 € ; d) la situation des différents emplois d’avenir ; e) l’état des différents emplois vacataires et des emplois à contrat à durée déterminée, Centre de loisirs sans hébergement (CLSH) compris ; f) les notifications du sous-préfet et l’avis de la Chambre régionale des comptes relatifs aux déséquilibres du budget principal et du budget annexe de l’exercice 2015 ; g) l’état des reports en section d’investissement ; h) l’état des dépenses de fonctionnement 2015 engagées mais non mandatées correspondant à un service fait avant le 31 décembre 2015 ; i) le tableau d’amortissement 2016 des emprunts transmis par le comptable public ; j) l'état de notification des taux d’imposition des taxes directes locales pour 2016 ; k) les dépenses prévisionnelles 2016 du CLSH ; l) le prévisionnel des différentes dotations d’Etat, départementales et intercommunales ; m) le prévisionnel des subventions accordées à chaque association ; n) les bilans financiers de toutes les associations ; 2) s'agissant du budget annexe : a) le résultat 2015 du budget annexe ; b) le courrier concernant les modalités de remboursement de l'emprunt souscrit auprès de la Caisse des dépôts et consignations ; c) l'acte de vente du terrain auprès de la société PROTERAM ; d) les notifications et les délibérations de toutes les subventions accordées pour la construction du pôle « Commerces » ; e) les engagements de l'ensemble des commerçants intégrant ce pôle ; f) les références cadastrales des parcelles conservées par la commune de Préseau. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le titre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Préseau a informé la commission qu'il avait invité la requérante à venir consulter les documents demandés en mairie. La commission relève que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle rappelle qu'aux termes de l'article L311-9 du même code : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; / 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; / 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. » La commission constate que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à Madame X. Elle invite donc le maire de Préseau à procéder à cet envoi moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Madame X. La commission précise également que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande.