Avis 20161777 Séance du 26/05/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 avril 2016, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de l'Isère à sa demande de communication des documents suivants : 1) les contrats de location conclus par le département de l'Isère avec les propriétaires des logements de fonction mis à la disposition des agents du département ; 2) la valeur locative des logements de fonction appartenant au département de l'Isère ; 3) la liste de tous les agents bénéficiant d'un logement de fonction, mentionnant leurs noms, prénoms, grades, situations administratives, affectations, échelons, indices de traitement, motifs de l’attribution, dépenses prises en charge par le département et dépenses restant à la charge de l’intéressé ; 4) les arrêtés de nomination des agents de la direction générale affectés à des postes fonctionnels pour les années 2014 à 2016 ; 5) les contrats de recrutement des agents contractuels conclus au cours des années 2014 à 2016 ; 6) les arrêtés ou contrats de recrutement conclus avec les membres du cabinet du président du conseil départemental au cours des années 2014 à 2016 ; 7) la liste nominative des agents exerçant des fonctions de « chargés de mission », mentionnant leurs noms, prénoms, grades, situations administratives, affectations, échelons et indices de traitement pour les années 2014 à 2016. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers départementaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers, tels que l'article L3121-18 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil départemental a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires du département qui font l'objet d'une délibération. » Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. D'une part, la commission rappelle que si le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, il ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, la commission ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 2) de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. D'autre part, s'agissant des documents mentionnés au point 1), la commission estime que, dans la mesure où les baux ont été conclus par le département de l'Isère en vue de mettre les biens loués à la disposition de certains de ses agents comme logements de fonction, ils constituent des documents administratifs communicables, en application l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions qu'ils contiendraient, telles que les adresses personnelles des bailleurs, dont la divulgation pourrait porter atteinte au secret de la vie privée protégé par les dispositions de l'article L311-6 du même code. Sous cette réserve, la commission émet, dans cette mesure, un avis favorable à la demande. Enfin, s'agissant des documents mentionnés aux points 3) à 7), la commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux ne sont pas communicables à des tiers, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission rappelle par ailleurs qu’une liste des agents d'une administration qui fait apparaître les noms, prénoms, services, dates d'embauche ainsi que les statuts, grades et échelons de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'une telle liste existe ou puisse être établie au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. Sous ces réserves, la commission émet donc, dans cette mesure également, un avis favorable à la demande.