Avis 20161749 Séance du 26/05/2016

Monsieur X, pour le compte du syndicat des personnels territoriaux du Sud - Bassin d'Arcachon, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Biganos à ses demandes de communication de copies des documents suivants : 1) la liste des agents titulaires et non titulaires de la collectivité en 2016, précisant leurs noms et prénoms, grades et échelons, dates de nomination dans les grades et échelons, services d'affectation et dates d'entrée dans la fonction publique territoriale ; 2) les détails des suivis réalisés par les services techniques quant à la gestion des carburants depuis 2008 : 3) les factures et/ou les bons de commandes concernant l'achat de tous les véhicules légers et poids lourds depuis le 1er janvier 2012 ; 4) la liste des matériels techniques, immatriculés ou non, acquis ou en cours d'acquisition par la collectivité depuis le 1er janvier 2012, tels que les remorques, les tondeuses autoportées ou les chariots élévateurs ; 5) le coût du contrat avec le centre commercial Auchan de Biganos, qui régit les conditions d'utilisation de la carte carburant et qui en fixe la durée ; 6) la liste des véhicules loués, ainsi que les contrats de location correspondants ; 7) la liste de l'ensemble des matériels acquis ou en cours d'acquisition pour l'équipement et le fonctionnement du futur centre technique municipal de Biganos, dont les machines outils, les véhicules en tous genres ou encore les équipements de tous les bureaux administratifs, du magasin, de la salle de repos et des vestiaires ; 8) le coût de l'ensemble des matériels mentionnés au point 7) ; 9) l'arrêté municipal fixant la liste des véhicules de services et de fonctions. La commission, qui prend note de la réponse que lui a adressée le maire de Biganos, rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche, pour obtenir la communication de documents, se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration, ainsi que des régimes particuliers énumérés à l'article L342-2 de ce code. D'une part, la commission rappelle que si le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, il ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, la commission ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 5) et 8) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements. D'autre part, s'agissant du document mentionné au point 1), la commission rappelle qu’une liste des agents d'une administration qui fait apparaître les noms, prénoms, services, dates d'embauche ainsi que les statuts, grades et échelons de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'une telle liste existe ou puisse être établie au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. Si la commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et les statuts de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en va ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux ne sont pas communicables à des tiers, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Sous ces réserves, la commission émet dès lors, dans cette mesure, un avis favorable à la demande. Enfin, la commission estime que les documents mentionnés aux points 2) à 4), 6), 7) et 9) sont des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet dès lors, dans cette mesure également, un avis favorable à la demande. Le maire de Biganos, qui a informé la commission de son intention de procéder prochainement à la communication des documents sollicités, a néanmoins précisé que les documents mentionnés au point 2) et relatifs à la période couvrant les années 2008 à 2011 pourraient, compte tenu de leur nombre important, être consultés dans ses locaux par le demandeur. La commission relève néanmoins que la demande porte non pas sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X. Elle invite donc le maire de Biganos à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur.