Avis 20161711 Séance du 26/05/2016

Monsieur X, au nom et pour le comte de l'indivision X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Wimille à sa demande de communication des documents suivants, relatifs aux parcelles AD 20 et AI 222 situées au cœur du périmètre de la ZAC d'Auvringhen : 1) la délibération du conseil municipal prenant l'initiative de la ZAC et les études préalables et fixant les modalités de concertation avec le public ; 2) l'ensemble des rapports et études préalables à la création de cette ZAC ; 3) la délibération du conseil municipal portant approbation du dossier de création et intégralité du dossier de création ; 4) la délibération du conseil municipal portant approbation du dossier de réalisation de la ZAC et du dossier de création ; 5) le bilan de la concertation. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Wimille a informé la commission que les délibérations relatives à la création et la réalisation de la ZAC d'Auvringhen avaient été adressées au demandeur par courrier en date du 28 avril 2016. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point. S'agissant des documents sollicités aux points 1) à 5) autres que les délibérations, le maire de Wimille a informé la commission que les documents sollicités étaient volumineux et pouvaient être consultés en mairie. La commission constate cependant que la demande tendait à la délivrance de copie de ces documents. Elle rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable à la communication, dans ces conditions, des documents sollicités.