Avis 20161478 Séance du 12/05/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 avril 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Montaigu-de-Quercy à sa demande de communication d'une copie du numéro 138 du journal communal en date de janvier 2016 par envoi à son domicile à Valras-Plage. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la commune a indiqué à la commission avoir communiqué, par courrier en date du 29 avril 2016, le document sollicité, en précisant à Monsieur X qu'il était redevable des frais d'expédition par voie postale pour un montant de 2,72 euros. La commission ne peut dès lors que constater que la demande d'avis est devenue sans objet. Le maire de la commune a en outre précisé avoir dû faire procéder, pour répondre à la demande de Monsieur X, à la reproduction de 11 pages couleur en format A3 et demande à la commission s'il est en droit de mettre les coûts de reproduction à la charge de l'intéressé. La commission rappelle à cet égard qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001. La commission précise qu'aux termes de l'article R311-11 de ce code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4 noir et blanc. Toutefois, lorsque les copies ne correspondent pas aux caractéristiques définies par cet arrêté, la tarification doit se faire au coût facturé par le prestataire de services lorsqu'il a été fait recours à un prestataire extérieur ou , lorsque l'administration a elle-même procédé aux copies, dans le respect de ces dispositions. L'intéressé doit enfin être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.