Avis 20161339 Séance du 28/04/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 mars 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Verton à sa demande de consultation des registres de délibérations du conseil municipal pour la période 1830 à 1873, puis de l'ensemble des archives. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Verton a informé la commission qu'une copie numérique du registre de délibérations des années 1867-1873 avait d'ores-et-déjà été fournie au demandeur, que ses demandes étaient imprécises, que les registres, fortement dégradés par des consultations antérieures, avaient été restaurés et étaient destinés à être numérisés, que les archives anciennes étaient en cours de déménagement et de réorganisation dans une autre salle de la mairie et qu'il juge les moyens humains dont il dispose trop limités pour pouvoir répondre à la requête du demandeur. En premier lieu, la commission rappelle que les éléments fournis par le demandeur doivent être suffisamment précis pour permettre à l’administration, compte tenu des moyens dont elle dispose, d’identifier les documents demandés. S'agissant des archives en général détenues par la mairie de Verton, elle invite le demandeur à formuler précisément ses requêtes. Elle remarque toutefois que la demande principale porte sur les registres de délibérations. La commission prend note que le demandeur a d'ores-et-déjà obtenu une copie numérique de l'un des registres sollicités et considère donc que la demande ne porte que sur trois registres, couvrant les années 1830 à 1867. Elle constate que tant par leur ancienneté que par leur nature, ces documents sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande au titre de l'article L213-1 du code du patrimoine, et sur le principe de leur communication, elle ne peut donc qu'émettre un avis favorable. Elle rappelle que selon ce même article, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration », c'est-à-dire qu'il s'exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. Sur ce dernier point, la commission considère d'après la réponse fournie par l'administration que les registres ont "été intégralement restaurés", et que leur état n'interdit donc pas leur communication. Si la photocopie doit être ici écartée afin de préserver un original qui demeure fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie numérique, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. À cet égard, à la lecture des échanges entre l'administration et le demandeur, la commission considère que ce dernier se montre conscient de la fragilité des archives et qu'il souhaite faire preuve de précautions s'il est en mesure de les reproduire. Elle estime ainsi excessives les réticences de l'administration. La commission rappelle en outre que le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. En l'espèce, elle considère que les Archives départementales du Pas-de-Calais, au titre du contrôle scientifique et technique qu'elles exercent sur les archives des collectivités de ce département, sont à même de se prononcer sur ce point et qu'elles peuvent être à ce compte sollicitées par l'administration ou par le demandeur. S'agissant des moyens humains limités invoqués par la mairie, le commission estime que l'expérience de lecteur du demandeur ne nécessite sans doute pas la présence d'un agent dans la même salle pendant l'intégralité de sa consultation et conclut dans ces conditions que la communication de trois registres n'est pas de nature à entraver le bon fonctionnement de l'administration. Elle émet par conséquent un avis favorable à la consultation des registres de délibérations.