Avis 20161323 Séance du 12/05/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mars 2016, à la suite du refus opposé par le maire d'Orthez à sa demande de communication des tables décennales pour le patronyme X, pour les années 1903/1912, 1913/1922, 1923/1932, 1933/1942. La commission rappelle que sa position constante est que les tables décennales de l'état civil, documents administratifs, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L213-1 du code du patrimoine (avis Cada 20103032). La commission note toutefois que le demandeur a déclaré ne pouvoir se déplacer pour consulter les documents sur place car il habitait en Angleterre, et désirer recevoir, par courrier ou courriel, une copie des passages concernant le patronyme X dans les tables décennales de naissances, mariages et décès des années 1903 à 1942, ce qui équivaut à douze recherches différentes. La commission observe que ces tables décennales n'ont pas été reproduites sur le site Internet des Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques, ni sur celui de la ville d'Orthez. La mairie d'Orthez a précisé oralement qu'elle n'avait pas numérisé ces documents. La commission souligne que, en application de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions définies par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. La commission observe que, si les documents ne sont pas disponibles sous forme électronique, s'il s'agit de registres dont la photocopie doit être en règle générale exclue afin de ne pas détériorer l'original, si la mairie ne dispose pas d'autres moyens de reproduction compatibles avec la bonne conservation du document, elle est fondée à demander à Monsieur X de venir consulter les documents sur place. Toutefois, la mairie d'Orthez a indiqué à la commission que suite à la demande de Monsieur X en novembre dernier, elle avait bien procédé à un envoi des documents demandés et qu'elle allait renouveler son envoi à la nouvelle adresse en France que Monsieur X a donnée dans son courriel à la commission. Sous les réserves exprimées ci-dessus quant aux modalités de communication, la commission donne donc un avis favorable à la communication de ces documents et prend note de l'engagement de la mairie d'Orthez de donner satisfaction au demandeur.