Avis 20160993 Séance du 14/04/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 08 mars 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Boisemont à sa demande de communication, de préférence en version numérique, d'une copie de l’intégralité avec toutes les annexes ou pièces jointes éventuelles, des documents décrivant le contenu des archives municipales de la mairie de Boisemont. La commission prend note du fait qu'après cette saisine, Monsieur X lui a signalé, le 27 mars, qu'il avait eu partiellement gain de cause, la mairie de Boisemont venant de mettre en ligne sur son site le récolement et l'inventaire de ses archives. Le demandeur réitère toutefois sa demande car il estime ne pas avoir obtenu entière satisfaction, pour deux raisons : - d'une part, la mairie ne l'a pas informé de cette mise en ligne ; - d'autre part, il constate qu'il manque dans cet inventaire plusieurs documents dont un dossier d'urbanisme sur le projet « La Cupidone », les demandes de travaux postérieures à 2007, les permis de construire postérieurs à 2014, les agendas du maire et de son équipe. La commission constate que la commune a confié le classement de ses archives à un archiviste professionnel qui a réalisé des documents précis et conformes aux règles en la matière, que la mairie a fait mettre en ligne. Elle souligne que la circonstance que Monsieur X n'ait pas été informé de cette mise en ligne est sans incidence sur la réalité de la diffusion publique de l'inventaire ainsi réalisé. S'agissant du caractère incomplet de l'inventaire, la commission ne peut que souligner que, d'une façon générale, l'inventaire du fonds d'archives d'une administration en activité ne peut jamais être tout à fait complet, dans la mesure où il se crée continuellement de nouveaux documents et de nouveaux dossiers et que l'analyse d'un dossier ne peut être définitivement rédigée que lorsque le dossier est clos. De ce fait, les inventaires d'archives mis à la disposition du public ne portent en principe que sur les dossiers clos. Des mises à jour sont normalement faites à intervalles réguliers. La commission souligne également que la communication des archives communales, comme celle de toutes les archives publiques, est régie par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration et par celles du code du patrimoine. Comme l'indique l'article L311- 2 du code des relations entre le public et l'administration reprenant l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, la libre communication des documents administratifs ne s'applique qu'à des documents achevés et non à des documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration et sous réserve des délais spéciaux énoncés par les articles L311-5, L311-6, L311-7 et L311-8 de ce code des relations entre le public et l'administration et par les articles L213-1 et L213-2 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, diverses catégories de documents d'archives communales ne sont librement communicables qu'à l'expiration des délais énoncés dans les articles ci-dessus. Le fait que des documents figurent dans l'inventaire ne signifie pas que le citoyen y a librement accès. Au demeurant, l'inventaire qui a été dressé précise dans certains cas la date de libre communicabilité des dossiers. Des dérogations peuvent éventuellement être demandées selon la procédure énoncée à l'article L213-3 du code du patrimoine. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Boisemont a indiqué que les archives communales étaient « disponibles en intégralité sur notre site internet sous la rubrique « archives communales... », en spécifiant que Monsieur X en avait été informé, ce que conteste l'intéressé. Interrogée à nouveau pour plus de précisions, la mairie a apporté oralement les informations complémentaires suivantes : - dans un premier temps, l'inventaire n'a porté que sur les dossiers se trouvant dans le grenier et non dans les archives courantes ou semi-courantes se trouvant dans les bureaux. Une poursuite du travail et une mise à jour sont bien prévues, mais non dans l'immédiat, compte tenu du coût de l'opération. C'est la raison pour laquelle notamment les permis de construire postérieurs à 2013, les déclarations de travaux postérieurs à 2007 n'ont pas été mentionnés dans l'inventaire. - la mairie dispose bien d'un dossier d'enquête publique sur la zone de la Cupidone, dossier datant de 2009 et en cours de ré-examen. Ce dossier a déjà été communiqué à un citoyen, mais non à Monsieur X qui ne l'aurait pas demandé spécifiquement. - les agendas du maire et de son équipe sont des agendas personnels mêlant activités privées et activités d'élus et, de ce fait, ne sont pas communicables avant un délai de cinquante ans en application du e) du 3° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, article relatif à la protection de de la vie privée. Les intéressés les gardent par devers eux. La commission note que ce caractère mi-public, mi-privé, très fréquent pour les agendas de façon générale, fait que ces documents sont rarement conservés dans les archives publiques. La commission émet un avis défavorable à la communication des agendas du maire et de son équipe. Par ailleurs, dès lors que la demande de Monsieur X concernant le dossier relatif à la Cupidone n'a pas été adressée à la mairie et que ses demandes concernant des permis de construire et demandes de travaux sont très imprécises, la commission considère que le refus de communication du maire n'est pas établi sur ces points et déclare la demande irrecevable en ce qui concerne ces documents. Elle invite Monsieur X à formuler désormais des demandes de communication précises directement auprès de la mairie et à ne saisir la commission qu'en cas de refus de communication.